5 tips om professioneel remote work te realiseren

Remote samenwerken, werken op afstand, online werken of telewerken. Noem het hoe je wil, maar het is niet iets wat je in 1,2,3 hebt geklaard. Vooraleer je een goedwerkend team met vlotte communicatie hebt, zullen er waarschijnlijk een aantal problemen de kop opsteken. Onze missie is om te zorgen voor een positieve remote work cultuur voor jou en jouw team. Wij vatten aan de hand van 5 tips samen hoe je ervoor zorgt dat remote work net iets vlotter verloopt.

5 tips om professioneel remote work te realiseren

Daar sta je dan als zaakvoerder. Je hebt beslist om mee te springen op de trein van hybride werken of telewerken. Je bent heel enthousiast over de vrijheid en creativiteit die het zal creëren voor je teamleden, maar je vraagt je op hetzelfde moment ook af hoe dit allemaal zal verlopen. Er komen 1001 vragen in je op, maar aan wie moet je die stellen? Dan maar even googelen en de tips lezen in onze Nexus Pursuit blog! Wanneer we zorgen voor een match tussen een Nexus Pursuit professional en zaakvoerder is een positieve remote work cultuur uiteraard van groot belang. Als matchmaker besteed ik hier dan ook veel aandacht aan. Met deze 5 tips helpen we je alvast op weg.

TIP 1: Maak goede afspraken bij remote work

Succesvol samenwerken op afstand vereist een goede planning, afspraken en structuur.
Het is belangrijk om even stil te staan bij volgende vragen:

• Weet het team wat tot hun dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse doelstellingen en takenpakket behoort?
• Weet het team wanneer ze jou kunnen contacteren of wanneer jij hen zal contacteren? En via welk kanaal? 
• Bij wie kunnen ze terecht als jij, de manager, niet beschikbaar bent? 

Micromanagement is een groot gevaar voor managers en zaakvoerders omdat je een gevoel van controleverlies ervaart bij de start van remote work. Is dat echt nodig? Tuurlijk niet! 
Als jij aan de hand van SMART-doelstellingen werkt, weten jouw teamleden perfect wat en wanneer jij iets verwacht van hen. 

TIP 2: Haal het maximum uit je online teammeetings

Hoeveel online meetings heb jij vandaag gehad? Waren deze vermoeiend? Of kreeg je hierdoor juist een energieboost? 

Bij remote work is onze schermtijd natuurlijk veel hoger dan normaal. Alle meetings gebeuren ook nog eens online in plaats van in een vergaderzaal. Ben jij de facilitator van een meeting? Dan is het aangeraden dat je vraagt aan de deelnemers om hun camera aan te zetten zodat iedereen elkaar ziet, maar ook om de aandacht van je team vast te houden en eventuele non-verbale signalen op te vangen. Zo kan je beter inspelen op jouw team, hun behoeften en hun vragen, zelfs van kilometers ver.

TIP 3: Zorg voor duidelijke communicatie

Wanneer je werkt op afstand is het uiteraard niet de bedoeling om elke 10 minuten je team op te bellen of te te sms’en. Communicatie is belangrijk en om het duidelijk te houden, kan je volgende afspraken maken met je team:

• Enkel bij hoogdringende zaken wordt er gebeld.
• Ben je afhankelijk van een derde persoon om jouw werk te kunnen doen? Zorg dan dat jullie min of meer rond dezelfde tijd werken zodat de communicatie snel en duidelijk verloopt bij eventuele vragen. 
• Transparantie is enorm belangrijk om de verbondenheid en het vertrouwen in het team te behouden. Check regelmatig in met het team hoe het gaat op werkvlak, maar ook persoonlijk. Merk je iets op van non-verbale signalen tijdens een video-call? Dan kan je een aparte call inplannen met de persoon in kwestie om te verzekeren dat er een positieve remote work cultuur gerealiseerd wordt en dat er geen onderliggende problemen zijn.

Succesvol samenwerken op afstand in een team vereist duidelijke afspraken, transparantie en vertrouwen. Hou er rekening mee dat je in het begin waarschijnlijk bepaalde procedures zal moeten analyseren en aanpassen.

TIP 4: Voer moeilijke gesprekken online

70% van communicatie wordt overgebracht via lichaamstaal, 20% via de toon van de stem en de overige 10% door de gebruikte woorden in een gesprek. Lichaamstaal is dus heel belangrijk bij het overbrengen van een boodschap. Lichaamshoudingen zoals de armen kruisen en wegkijken of juist zichzelf groter maken en de rug rechten zijn een duidelijk signaal dat iets fout gelopen is voor het moeilijke gesprek. 

Tijdens een meeting op kantoor is het gemakkelijk om iemand aan te spreken en oogcontact te zoeken, maar tijdens een online meeting is dat moeilijk. Het is daardoor net makkelijker om emoties te verbergen. Het is jouw taak als manager of zaakvoerder om moeilijke gesprekken niet te ontwijken, maar net dit onderwerp aan te snijden met het team of de betrokken teamleden en zo te zorgen voor een positieve sfeer bij telewerk.

TIP 5: Werk samen met een remote team vol experten

De juiste mensen op de juiste plaats, dat is de kunst van een goedwerkend team. Elke persoon heeft zijn eigen expertise om op te focussen. Over dit specifieke onderwerp weten ze alles en kan je hen alles vragen. Zorg dan ook dat je hun takenpakket hierop aanpast en dat ze geen 10 extra taken erbij krijgen die eigenlijk voor een andere expert bedoeld zijn. We willen een gemotiveerd, productief team dat zich goed voelt op de (remote) werkvloer. Is dat niet het geval? Dan worden ze te veel afgeleid door randtaken buiten hun expertise en raken ze gedemotiveerd. De kracht van een remote team zit er in om iedereen in zijn of haar sterktes te laten uitblinken en hun het vertrouwen te geven dat jij ze als de geschikte persoon in die positie ziet. Pols af en toe binnen het team als ze de werkdruk en soort taken nog aankunnen. Je team zal shinen! 

Merk je dat er in jouw team nog nood is aan een expert?

Mijn team aan Nexus Pursuit professionals staat voor je klaar!