Een waardevolle meeting organiseren
Zo organiseer en manage je een waardevolle meeting.
Een waardevolle meeting organiseren
“Die meeting kon een mail zijn”. Die gedachte schiet soms wel eens wortel in het brein van iedere persoon. Meetings zijn er vrijwel in elke organisatie – ongeacht of je nu op kantoor, volledig online of hybride werkt. Maar wat blijkt? Steeds meer werknemers zien weinig resultaat in zowel een fysieke vergadering als een online meeting en beschouwen meetings steeds meer als weinig zinvol en als tijdverzuim.
Wanneer een meeting op de planning staat, dan bereid je die dus maar beter goed voor om doelloze bijeenkomsten te voorkomen. Bij Nexus Pursuit werken we volledig online en plannen we onze meetings telkens zo waardevol mogelijk in. In deze blog geven we je enkele tips hoe je zo een waardevolle meeting managet en organiseert.
Vergaderitis: maak komaf met inefficiënte meetings
Vergaderitis, of de neiging om voortdurend en inefficiënt bijeen te komen, is bij heel wat bedrijven en organisaties een echte plaag. Verschillende organisaties en bedrijven organiseren namelijk een maandelijkse online of offline vergadering, zogezegd omdat het moet en omdat iedereen het doet. Maar zijn die meetings telkens allemaal even nuttig? Niet alleen voor werknemers, maar ook voor de moderator van een vergadering brengt dat heel wat stress met zich mee. Niet iedereen heeft er van nature uit dan ook aanleg voor of is voldoende opgeleid om een vergadering in goede banen te leiden.
Hoe een meeting optimaal benutten?
Voorbereiding is key
Zorg bij elke meeting voor een duidelijke agenda en een duidelijk doel en breng iedereen hiervan op de hoogte. Zo kunnen alle deelnemers goed voorbereid aan de vergadering beginnen en verlies je minder tijd. Deelnemers kunnen een presentatie of eventuele vragen ook al voorbereiden.
Bepaal het doel van de meeting
Als leidinggevende en/of moderator moet je duidelijk weten waarom je een vergadering organiseert. Stel daarom een duidelijk doel: dat kan een maandelijkse stand van zaken zijn, maar kan evengoed gaan over co-creëren of over een belangrijke zakelijke beslissing. Natuurlijk vergt de ene vergadering wel eens wat meer denkwerk of energie dan de andere. Ga daarom steeds na of een fysieke of online meeting nodig is, of je de boodschap gewoon kan overbrengen via mail.
Bepaal welke teamleden nodig zijn in de meeting
Vóór de meeting plaatsvindt, zorg je best voor een invite met een opsomming van alle genodigden. Vermeld duidelijk het doel van hun deelname en/of welke input jij van hen verwacht. Gelukkige teamleden zorgen voor een goede werksfeer en zijn gemotiveerder om samen met jou het bedrijf naar the next level te brengen. Geef je teamleden tijdens een off- of online meeting daarom ook voldoende de kans om hun mening te uiten of om vragen te stellen.
Las een pauze in tijdens een vergadering
Bewaak je gespendeerde tijd aan vergaderingen voor zowel online als offline meetings en geef je team voldoende rust. Zorg bijvoorbeeld zeker voor een pauze van tien minuten bij meerdere of lange vergaderingen. Een constante toestroom van informatie werkt nu eenmaal niet productief en efficiënt en is bovendien niet doelgericht. Alle informatie moet goed door alle deelnemers worden opgenomen, zodat ze die vervolgens goed kunnen verwerken en later effectief kunnen omzetten in actie of resultaat. Een andere mogelijkheid is bijvoorbeeld een vervolgmeeting, zodat er genoeg tijd is voor de teamleden om de informatie te verwerken en feedback voor te bereiden.
Wist je trouwens hoe belangrijk het is om jezelf en je teamleden af en toe eens af te sluiten van de digitale wereld?
In onze vorige blog besproken we hoe een digitale detox de productiviteit en creativiteit van je team bevordert.
