Een event of webinar organiseren? Zo stel je een goed draaiboek op.
Je hebt een event of webinar gepland. Er staat een datum in de agenda, je bent enthousiast, en dan begint de stress.
Want wie doet eigenlijk wat? Wat gaat er precies wanneer gebeuren? En hoe zorg je ervoor dat het op de dag zelf niet uitdraait op een aaneenschakeling van kleine paniekmomenten?
Een draaiboek is de oplossing. En nee, dat hoeft geen dertig pagina’s te zijn met kleurcodering en een uurschema per minuut. Een goed draaiboek is simpel, duidelijk en werkbaar, ook voor iemand anders dan jijzelf. In deze blog leg ik je stap voor stap uit hoe je zo’n draaiboek maakt, zodat jij je op de dag zelf kan focussen op wat er echt toe doet: waarde bieden aan je publiek.
Stap 1: Breng de basis van je event in kaart
Voordat je ook maar één woord in een document typt, moet je antwoord hebben op een paar simpele vragen. Deze vormen het fundament van je draaiboek.
Wat is het doel van dit event?
Wil je leads genereren? Een product lanceren? Je community verbinden? Je doel bepaalt de toon, de structuur en wat jij als ‘succes’ beschouwt. Schrijf het op, in één zin. Want als je het niet in één zin kan uitleggen, snapt je publiek het waarschijnlijk ook niet.
Wie is je doelgroep?
Wie zit er aan de andere kant van het scherm of in de zaal? Wat weten ze al, en wat niet? Hoe formeel of informeel mag het zijn? Dat heeft invloed op hoe je het event inricht. Een interactieve Q&A voor je trouwste klanten vraagt een totaal andere aanpak dan een webinar voor koude leads.
Wat is het format?
Online of fysiek? Live of opgenomen? Presentatie, workshop, Q&A, panelgesprek? Dit bepaalt welke logistieke elementen je nodig hebt.
Hoe lang duurt je event?
Zet een realistische tijdsduur op papier. Reken altijd iets extra in voor onvoorziene dingen. Mensen die wat later inloggen, een vraag die meer tijd vraagt dan verwacht, technisch geklungel. Het gebeurt allemaal.
Heb je die vier dingen helder? Dan kan je beginnen.
Stap 2: Maak een tijdlijn van het event zelf
Het hart van je draaiboek is een chronologisch overzicht van alles wat er tijdens het event gebeurt. Blok per blok, met tijden erbij.
Voor een webinar van 60 minuten zou dat er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:
- 20:00 – 20:05 | Welkom & technische check
- 20:05 – 20:10 | Introductie van de spreker en het onderwerp
- 20:10 – 20:40 | Kern van de presentatie
- 20:40 – 20:55 | Vragenronde
- 20:55 – 21:00 | Afsluiting, call to action en uitloggen
Hou het zo concreet mogelijk.
‘Presentatie’ is vaag.
“Blok 1: probleem schetsen,
blok 2: oplossing introduceren,
blok 3: voorbeelden tonen” is iets waar je echt mee kan werken.
Voeg ook toe wie wat doet.
Is er een host die de techniek beheerst terwijl jij presenteert?
Is er iemand die de chat in de gaten houdt?
Dat moet in je draaiboek staan, niet enkel in je hoofd.
Stel je voor: je bent volop aan het presenteren en in de chat barst een discussie los over een technisch probleem met de link. Als niemand weet dat die taak bij hem of haar ligt, blijft die chat onbeantwoord en verlies je deelnemers.
Stap 3: Zet alles rond je event ook op papier
Een event bestaat niet alleen uit het event zelf. Wat er voor en na gebeurt, bepaalt voor een groot deel hoe professioneel en soepel het aanvoelt, zowel voor jou als voor de deelnemer.
Voor het event denk je na over wanneer de bevestigingsmail met de link de deur uitgaat en of er een herinnering gepland staat de dag ervoor en op de dag zelf.
Wie test de techniek, en hoe laat?
Waar staan de presentatie, de afbeeldingen, eventuele polls?
En is er een overzicht voor de mensen achter de schermen?
Een concrete tip: stuur de herinnering op de dag zelf niet alleen via mail, maar ook via het kanaal waar je deelnemers het actiefst zijn. Dat kan een WhatsApp-groep zijn, een Slack-kanaal of een bericht op sociale media.
Tijdens het event moet duidelijk zijn wie de “ruimte” opent en wanneer, wie de chat of de microfoons beheert, waar je de noodprocedure vindt als de techniek uitvalt, en wie de opname start (en of die instelling al geactiveerd is).
Na het event plan je wanneer de opname of samenvatting verstuurd wordt, of er een follow-up mail meegaat met materialen of een aanbieding, en wie wanneer evalueert.
Dit klinkt als veel, maar het meeste hiervan is eenmalig uitschrijven. Eenmaal je een draaiboek hebt opgesteld, kan je het telkens opnieuw gebruiken voor het volgende event.
Stap 4: Denk in rollen, niet alleen in taken
Eén van de grootste valkuilen bij het plannen van events? Alles zelf willen doen en dan op de dag zelf merken dat je niet tegelijkertijd kunt presenteren, de chat lezen, de techniek beheren en een slimme CTA kunt plaatsen. Herkenbaar? Je bent niet de enige.
Schrijf in je draaiboek expliciet op welke rollen er nodig zijn voor jouw event. Typische rollen zijn:
- De presentator of gastheer: staat in de spotlight en leidt het inhoudelijke deel
- De technische host: beheert de software, het geluid, de opname en de schermdeling
- De chatmanager: houdt vragen bij, filtert wat naar voren gebracht wordt en zorgt voor betrokkenheid
- De logistieke coördinator: regelt alles wat voor en na het event moet gebeuren
Bij een klein event is het prima als één persoon meerdere rollen combineert.
Maar schrijf altijd op wie welke pet draagt. Zo voorkom je dat er op het moment zelf verwarring ontstaat over wie wat oppakt.
En als jij een van die rollen niet zelf kan vervullen? Dan is dit het moment om te kijken wie dat van je kan overnemen. Meer daarover verderop.
Stap 5: Schrijf tegelijkertijd een noodplan voor je event
Het klinkt pessimistisch, maar het is gewoon slim om ook op te schrijven wat je doet als er iets misgaat. Zo blijf je namelijk rustig als er wel iets fout gaat.
Wat doe je als je internet uitvalt? Een hotspot via je gsm is een simpele backup.
Wat als de spreker wegvalt? Plan B: verplaats het event of geef het zelf.
Wat als niemand in de chat reageert? Stel zelf een vraag of gebruik een poll om het gesprek op gang te trekken.
En wat als de opname niet startte? Communiceer eerlijk achteraf naar je deelnemers en bied hen een bonus aan voor de verloren tijd.
Twee zinnen per scenario is genoeg. Het gaat erom dat je het niet ter plekke moet bedenken, want in paniek komen we zelden tot de beste oplossingen.
Stap 6: Houd het draaiboek levend
Een draaiboek is geen statisch document dat je één keer maakt en dan niet meer aanraakt.
Na elk event vul je het aan met wat er beter kon, wat je vergeten was of wat juist heel goed werkte.
Na je eerste webinar merk je misschien dat vijf minuten voor een vragenronde te kort was en dat deelnemers eerder afhaakten door een te lange intro. Dat soort inzichten verwerk je meteen.
Zo bouw je in de loop van de tijd een draaiboek op dat je keer op keer kunt hergebruiken en verfijnen. Na twee of drie events heb je een werkend systeem dat je amper nog tijd kost.
Sla het op een centrale plek op, toegankelijk voor iedereen die erbij betrokken is.
Bonustip: Gebruik een vaste structuur voor elk draaiboek
Gebruik altijd dezelfde opbouw, zodat je het snel kan invullen en anderen er meteen mee aan de slag kunnen. Denk aan:
- eventnaam en datum,
- doel en doelgroep,
- format en duur,
- rolverdeling,
- tijdlijn van het event,
- een checklist voor alles wat je voor en na het event regelt,
- een noodplan,
- en ruimte voor evaluatie achteraf.
Maak hier een template van in je favoriete tool en kopieer het voor elk nieuw event. Simpel, snel en overzichtelijk.
En als je het organiseren van je event liever uitbesteedt?
Er zijn ondernemers die het heerlijk vinden om dit soort dingen zelf uit te werken. Maar er zijn ook ondernemers die gewoon willen dat het geregeld is, zonder er zelf uren aan kwijt te zijn. En dat is volkomen logisch, want jij bent goed in wat jij doet. Een freelance event manager is goed in wat die doet. Die combinatie levert meer op dan alles zelf proberen te bolwerken naast al het andere dat op je bord ligt.
En dat is volkomen logisch, want jij bent goed in wat jij doet. Een event manager is goed in wat hij of zij doet. Die combinatie is een stuk krachtiger dan alles zelf proberen te bolwerken naast al het andere dat op je bordje ligt. Een ervaren event manager neemt het draaiboek volledig van je over, denkt mee over de structuur, coördineert de betrokken mensen, houdt de tijdlijn in de gaten en zorgt dat jij op de dag zelf kan doen waarvoor je er bent: aanwezig zijn en waarde bieden aan je publiek.
Bij Nexus Pursuit matcht Ina zaakvoerders met freelancers die gespecialiseerd zijn in event-ondersteuning. Of je nu één webinar per kwartaal organiseert of een volledig evenementenprogramma draait, je vindt hier de juiste match voor jouw situatie.
Benieuwd wat een event-manager voor jou kan betekenen? Neem vrijblijvend contact op!
Heeft dit artikel je aan het denken gezet en wil je graag nog meer weten over hoe je slim kan ondernemen door remote te werken en het inhuren van virtual assistants?
Download en lees dan het gratis e-book “Remote werken of slim ondernemen in een digitale wereld”, gebaseerd op de ervaringen van Ina.
Geen interessant nieuws meer missen?
Volg Nexus Pursuit op sociale media en meld je aan voor alle blog updates!
