Automatisering: dankzij een VA win je 5 uur per week
“Ik heb het zo druk, ik kom overal tijd tekort.” Het is wellicht de meest gehoorde uitspraak onder ondernemers. We rennen van afspraak naar afspraak en de to-dolijst lijkt aan het einde van de dag alleen maar langer te zijn geworden.
Maar als we eerlijk kijken naar waar die kostbare uren blijven, zien we vaak een patroon van handmatige handelingen die eigenlijk helemaal niet door jou uitgevoerd hoeven te worden.
Eén van die grote tijdvreters? Je lead-opvolging en onboarding. In deze blog laten we zien hoe je met één slimme workflow bijna een volledige werkdag per week terugwint.
Repetitieve taken zijn de verborgen tijdvreters in je bedrijf
Gemiddeld besteedt een ondernemer per nieuwe aanvraag zo’n 45 minuten aan administratief werk. Dat lijkt per keer mee te vallen, maar tel even mee. Welke taken verdwijnen van je lijst als je ze vervangt door één automatische flow?
- De dans om de agenda:
Je krijgt een mailtje en stuurt een bericht terug met drie datums. De lead kan niet, stelt andere data voor en jij moet weer je agenda checken. - De herinnering:
Je stuurt handmatig een berichtje om te checken of de afspraak nog doorgaat. - De administratieve afhandeling:
Na een goed gesprek moet je handmatig een factuur maken en versturen. - De betalingscontrole:
Je moet dagelijks je bank checken om te zien of het bedrag al binnen is. - De onboarding:
Zodra de betaling er is, zoek je de juiste documenten of welkomstinfo op om ze handmatig te mailen.
Stel dat je per week 6 à 7 van dit soort contactmomenten hebt. Dat is al gauw 5 à 6 uur per week die volledig opgaat aan copy-pasten, schakelen en wachten.
Een slimme workflow spaart jou tijd
Stel je nu eens voor dat dit proces volledig buiten jou om loopt, helemaal automatisch. Terwijl jij aan het werk bent voor je klanten, of geniet van een vrije middag, gebeurt het volgende.
Een potentiële klant kiest zelf een moment in je agenda via een planningtool die gekoppeld is aan jouw beschikbaarheid, zoals Calendly, Google Calendar of YouCanBookMe.
Zowel de klant als jijzelf krijgen direct een bevestiging en een herinnering, zonder dat jij een letter typt. Na het akkoord wordt de factuur automatisch gegenereerd en verstuurd. En zodra de betaling binnenkomt, krijgt de klant automatisch toegang tot je portal, je documenten of je welkomstpakket.
Met zo’n systeem win je die 5 uur per week meteen terug. Tijd die je kunt steken in strategie, klantcontact of gewoon in je eigen rust.
Waarom we automatiseringen uitstellen
Veel ondernemers willen wel automatiseren, maar zien op tegen het uitzoeken van de juiste software, het leggen van de koppelingen en het testen van de e-mails.
De angst dat er iets misgaat of dat het onpersoonlijk wordt, houdt hen tegen.
Je wilt dat het werkt, maar je wilt er niet urenlang zelf mee puzzelen.
Een tech VA: de krak in automatiseringen
Hier komt een gespecialiseerde tech VA in beeld. Een tech VA is een virtuele assistent met technische expertise: iemand die tools en automatiseringen kent en die dit soort systemen voor je opzet. Waar jij misschien uren zit te staren naar instellingen, bouwt een tech VA zo’n workflow routineus op. Dat is een éénmalige investering die blijft opbrengen.
Een tech VA helpt je bij het kiezen van de juiste tools die passen bij jouw manier van werken, het bouwen van een systeem waarbij geen enkele lead meer verloren gaat en het koppelen van je agenda aan je factuurprogramma en onboardingproces. Je verliest geen tijd aan het uitzoeken van de juiste apps, en je hoeft zelf geen bijkomende cursussen te volgen om ze te leren gebruiken. Ook dat is tijdswinst.
Het resultaat is een bedrijf dat vlot blijft draaien, ook als jij er even niet bij bent.
Bijna elke repetitieve taak kan geautomatiseerd worden
Tel eens op hoeveel repetitieve taken en terugkerende handelingen jij wekelijks uitvoert als ondernemer. Hoe fijn zou het zijn om die gewoon automatisch te laten gebeuren?
De meeste van die taken kunnen omgezet worden in een automatische flow, ook al zie jij die mogelijkheden zelf niet meteen.
Een tech VA kijkt met andere ogen naar jouw werkproces en ziet al snel waar er nog meer tijdwinst te rapen valt.
Ben jij nog de motor of de bestuurder van je onderneming?
Bespaar jij al tijd door slimme systemen, of ben je zelf nog de drijvende kracht achter elke e-mail?
Als je voelt dat je bedrijf je opslokt in plaats van voor je werkt, is het tijd om naar je processen te kijken.
Ben jij zelf helemaal niet technisch aangelegd en kijk je op tegen deze automatiseringen? Dan snelt de juiste VA met de nodige kennis je graag te hulp. Neem contact op met Ina om alle mogelijkheden te bespreken, zodat jij snel weer op je lauweren kan rusten.
Heeft dit artikel je aan het denken gezet en wil je graag nog meer weten over hoe je slim kan ondernemen door remote te werken en het inhuren van virtual assistants?
Download en lees dan het gratis e-book “Remote werken of slim ondernemen in een digitale wereld”, gebaseerd op de ervaringen van Ina.
Blijf je graag op de hoogte van verdere tips?
Volg Nexus Pursuit op sociale media en meld je aan voor alle blog updates!
