Een VA inzetten voor een klantreis die werkt
Klantreis. Klinkt misschien een beetje als een leuke citytrip, maar in de praktijk is het vaak een vermoeiende wandeltocht met losse eindjes, vergeten koffers (lees: leads) en klanten die afhaken, omdat ze de weg kwijt zijn. Zonde, want jij weet dat je waarde biedt. Alleen blijft die waarde onzichtbaar als je communicatie en opvolging aan alle kanten rammelt.
Gelukkig hoef je het niet allemaal alleen te fiksen. Een Virtual Assistant (VA) kan jouw gids zijn tijdens elke fase van die klantreis. Van koude kennismaking tot warme nazorg. Het is een slimme zet als je wilt dat klanten niet alleen binnenkomen, maar ook blijven en enthousiast over je vertellen.
Wat is een klantreis (customer journey) precies?
De klantreis, ook wel customer journey genoemd, is het pad dat iemand aflegt vanaf het eerste contactmoment tot lang na de aankoop. Het omvat elke stap waarin een potentiële klant jouw merk leert kennen, vertrouwen opbouwt, beslist om te kopen en daarna opnieuw klant wordt of zelfs uit eigen enthousiasme jouw diensten of producten begint aan te bevelen. Zo ontstaat een ambassadeur voor jouw merk.
De etappes in deze klantreis zijn onder meer social media posts, nieuwsbrieven, onboarding, opvolgmails en service na verkoop. Allemaal onderdelen van één groter geheel.
Hoe consistenter en persoonlijker die ervaring is, hoe groter de kans dat iemand niet alleen koopt, maar fan wordt van jouw merk.
Van ijskoude naar nieuwsgierige lead
Nieuwe klanten aantrekken voelt vaak… ongemakkelijk, kil. Zeker als het lijkt alsof je iets moet verkopen. Toch kan dit op een natuurlijke en professionele manier. Een ervaren VA weet precies hoe je dit aanpakt zonder dat het geforceerd overkomt.
Wanneer jij zelf rechtstreeks contact opneemt met een potentiële klant, kan dat al snel verkoperig klinken. Laat je VA die eerste stap zetten: zo voelt het neutraler en creëer je een buffer tussen jou en de koude lead.
Je VA kan bijvoorbeeld:
- persoonlijke berichten sturen naar mensen die actief zijn geweest op je socialmediaposts
- oude leads opnieuw benaderen met een warme “Hey, hoe gaat het inmiddels met je?”
- je mailinglijst segmenteren en gepersonaliseerde mails uitsturen
- reacties opvolgen na een gratis download, webinar of weggever
Zo blijf jij op de achtergrond tot iemand echt geïnteresseerd is. Je komt in beeld op je best, zonder dat ongemakkelijke gevoel van verkopen.
Do’s en don’ts
Wel: laat je VA berichten versturen in jouw eigen tone of voice, authentiek en vriendelijk.
Niet: gebruik standaard templates die onpersoonlijk klinken, mensen prikken daar snel doorheen.
Klantopvolging: de vaak vergeten groeikans
Zodra iemand interesse toont, begint het echte werk pas. Veel ondernemers laten hier kansen liggen, omdat ze “er nog op moeten reageren”… en voor je het weet zijn er weer drie nieuwe to do’s bijgekomen en is je lead afgekoeld tot koelkasttemperatuur. Een VA voorkomt die koude stilte-momenten.
Je VA kan:
- bijhouden wie gereageerd heeft (en wie niet)
- vriendelijke reminders sturen of voorstellen voor een kennismakingsgesprek
- gepersonaliseerde opvolgmails schrijven
- notities bijhouden over waar de lead zich bevindt in het proces
Zo voelt het voor jouw leads alsof jij altijd aandacht voor ze hebt, terwijl jij ondertussen gewoon kunt doen waar je goed in bent en waar je wel warm van wordt.
Een extra tip: gebruik een digitale tool zoals Notion of HubSpot waarin jouw VA alle contactmomenten noteert. Zo blijft niets tussen de mazen van het net vallen.
Van klant naar loyale fan
Die eerste indruk na een aankoop is cruciaal. In deze fase beslist je klant of hij echt de juiste keuze heeft gemaakt. En dat gevoel wil je niet laten afhangen van een rommelige administratie of een vergeten welkomstmail.
Wat kan jouw VA doen om de klantrelatie te versterken?
- Een persoonlijke welkomstmail versturen
- Praktische info verzamelen: bedrijfsgegevens, facturatiegegevens, loginwensen, deadlines, verwachtingen, voorkeuren qua communicatie
- De klant toevoegen aan de juiste systemen (Notion, Slack, Asana, Dropbox, etc.)
- Onboardingmateriaal klaarzetten, zoals handleidingen, intakeformulieren, verwelkomingspakketten of templates
- Zorgen dat het projectplan helder is en alles overzichtelijk klaar staat
En dit hele proces kan jouw VA dan weer opvangen in een draaiboek, zodat je bij elke klant precies hetzelfde doet en in de toekomst beter kunt inzien wat wel en wat niet werkt.
Denk dan bijvoorbeeld aan:
- Een checklist per klanttype
- Standaard templates voor e-mails en documenten
- Een tijdlijn met wie wanneer contact opneemt
- Een feedbackmoment na week 1 of 2
Met een goed onthardingssysteem maak je het niet alleen makkelijker voor je klant, maar maak je het ook schaalbaar voor jezelf.
Een voorbeeld: stel dat je online trajecten aanbiedt. Een VA kan na elke inschrijving automatisch een welkomstmail sturen met een duidelijke uitleg over de volgende stap en een persoonlijke boodschap. Dat voelt warm en professioneel tegelijk.contactmomenten noteert. Zo blijft niets tussen de mazen van het net vallen.
Klantretentie: van eenmalige klant naar ambassadeur
Oké, de klant heeft betaald, het werk is geleverd. Ben je nu klaar? Mooi. Maar het echte groeipotentieel zit in wat daarna komt. Psychologisch gezien willen mensen zich gezien, gewaardeerd en betrokken voelen. Zeker als ze ergens geld aan uitgeven. En daar kun je met de juiste opvolging enorm veel winnen. (Of verliezen als je het nalaat.)
Je VA kan helpen met:
- Periodieke check-ins (“Hoe gaat het nu met X?”, “Ben je tevreden met Y?”)
- Herinneringen aan opvolgmodules of vervolgsessies
- Automatisch inplannen van evaluatiegesprekken
- Kleine attenties: verjaardagsmailtjes, ‘je bent nu een jaar klant’, uitnodigingen voor een exclusieve webinar
- Vragen om reviews of testimonials op een warme, niet-opdringerige manier
Wat dit doet?
- Klanten voelen zich speciaal
- De klantretentie stijgt (want ze blijven terugkomen)
- Ze bevelen je sneller aan bij anderen (omdat je top of mind blijft)
- Je voorkomt dat mensen “vergeten” dat je bestaat
En dankzij jouw virtueel assistent hoef je het niet allemaal alleen te doen. Je hebt geen losse eindjes, geen overweldigende inbox en geen klanten die afhaken omdat ze zich vergeten voelen.
Is een virtual assistant de investering waard?
Reken even mee. Stel dat je gemiddeld zo’n twee à drie uur per week kwijt bent aan klantcommunicatie, opvolging en administratie. Een ervaren virtual assistant kost gemiddeld tussen de 50 en 60 euro per uur.
Jouw eigen uurtarief ligt waarschijnlijk een stuk hoger. Dat betekent dat je tijd veel waardevoller besteed kan worden aan taken die direct bijdragen aan je omzet, zoals klantwerk of nieuwe klanten aantrekken.
Bovendien verlies je geen extra uren aan cursussen over hoe je mailfunnels of klantreisprocessen opzet. Een goede virtueel assistent beheerst dat al en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt op de achtergrond.
Verkoop je producten of diensten met een ruime winstmarge? Dan is elke verloren klant extra zuur. Het is immers veel eenvoudiger om een warme geïnteresseerde om te vormen tot een trouwe ambassadeur dan om telkens opnieuw met koude leads te beginnen.
Zo verdient een goede VA zich vaak binnen een maand terug, niet alleen in tijd en efficiëntie, maar ook in klanttevredenheid en herhaalaankopen.
Eerst de route uitstippelen, dan pas vertrekken
Begin met één etappe van de klantreis waar je nu het meest vastloopt. Heb je een wegversperring bij de opvolging? Laat je VA daar als eerste de weg vrijmaken. Loopt je onboarding als een hobbelig bergpad? Focus je VA op het effenen van dat stuk.
Je hoeft niet meteen de complete reis van A tot Z te delegeren. Zie het als een roadtrip: je begint met de eerste tussenstop, kijkt hoe het gaat, en breidt dan je route uit. Stap voor stap bouw je samen met je VA aan een soepele reis waar je klanten met plezier hun valies voor pakken.
Want net zoals je niet meteen de Mount Everest beklimt, maar eerst een lichte helling probeert, zo bouw je ook je klantervaring op. Etappe voor etappe, totdat je klanten zonder kleerscheuren en met een grote glimlach bij de eindbestemming aankomen: superfan van jouw business.
Een VA maakt je klantreis soepel, persoonlijk en schaalbaar
Met een VA aan je zijde bouw je aan een klantreis die klopt van de eerste stap tot de eindbestemming. Geen gaten in je follow-up, geen stress bij onboarding en geen afhakers achteraf. Je creëert een consistente, professionele ervaring die je klanten waarderen en onthouden.
Ben jij klaar om van klanten echte fans te maken? Laat Nexus Pursuit je helpen de juiste VA te vinden: iemand die jouw bedrijf begrijpt, jouw klanten warm ontvangt en jouw groei mee versnelt.
Plan vandaag nog een gratis matchcall en ontdek welke VA het beste bij jouw klantreis past.
Heeft dit artikel je aan het denken gezet en wil je graag nog meer weten over hoe je slim kan ondernemen door remote te werken en het inhuren van virtual assistants?
Download en lees dan het gratis e-book “Remote werken of slim ondernemen in een digitale wereld”, gebaseerd op de ervaringen van Ina.
Blijf je graag op de hoogte van verdere tips?
Volg Nexus Pursuit op sociale media en meld je aan voor alle blog updates!
