Simpel taalgebruik: de sleutel tot effectieve communicatie in je onderneming
Een mail die drie keer gelezen moet worden voor je begrijpt wat er eigenlijk staat. Of een klant die een lange uitleg stuurt, maar waarvan je na afloop nog steeds niet weet wat de bedoeling is.
Zonde, toch? Want hoe complexer de taal, hoe groter de kans dat er verwarring, misverstanden of fouten ontstaan.
Daarom is simpel taalgebruik geen nice-to-have, maar een must. Zowel in de communicatie naar de buitenwereld als in de samenwerking tussen ondernemer en virtual assistant (VA).
Waarom eenvoudige communicatie effectiever is dan complexe taal
Of met simpele woorden: waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan?
Veel ondernemers denken dat ingewikkeld taalgebruik hun teksten “professioneler” maakt. Het tegendeel is waar. Uit onderzoek van de Universiteit van Princeton blijkt zelfs dat lezers teksten die eenvoudiger zijn sneller begrijpen en de schrijver intelligenter inschatten.
Dus hoe simpeler je schrijft, hoe slimmer je overkomt.
De voordelen van simpel taalgebruik:
- Efficiëntie: minder heen-en-weer communicatie, meer tijd voor uitvoering.
- Begrip: de kans dat je boodschap blijft hangen, stijgt enorm.
- Vertrouwen: duidelijkheid schept vertrouwen. Onbegrijpelijke taal roept juist afstand en twijfel op.
- Inclusiviteit: simpele taal is toegankelijk voor iedereen – klanten, teamleden, VA’s, ongeacht hun achtergrond of expertise.
Heldere communicatie tussen ondernemer en virtual assistant dankzij simpel taalgebruik
Voor een ondernemer is een VA vaak de rechterhand. Maar dat werkt alleen goed als de communicatie echt glashelder is.
Veelgemaakte valkuilen in de samenwerking:
- Onduidelijke instructies (“Kan je wat posten over werkgeluk?”, zonder verdere instructies. Leuk, maar wat moet je dan precies doen?).
- Verschillende opdrachten in één bericht. De kans dat de helft wordt vergeten is nu gigantisch.
- Te veel jargon of interne afkortingen. Jouw teamleden zijn niet de experts in jouw vak. Het is dus belangrijk dat je begrijpelijk woorden gebruikt, zodat de opdracht duidelijk blijft.
Wat wel werkt met een concreet voorbeeld:
“Maak een LinkedIn-post over werkgeluk. Gebruik de foto uit map A,B of C, en plan hem in voor donderdag om 10u. Een eerste opzet voor de tekst staat in ons Notionbord.”
Zo simpel kan het zijn. En die paar extra seconden om helder te formuleren, besparen beide partijen uren miscommunicatie en frustratie achteraf.
Simpel taalgebruik in je marketing en klantcommunicatie
Ook bij je klanten en volgers geldt het principe “less is more”.
Een voorbeeld:
Wat je NIET moet doen: “Onze organisatie streeft ernaar de klantgerichtheid en integrale dienstverlening op duurzame wijze te optimaliseren.”
Wat je WEL kunt doen: “Wij helpen ondernemers sneller groeien door duidelijke processen en persoonlijke ondersteuning.”
Welke tekst blijft je bij? Juist. De tweede, want deze is simpel en duidelijk. De eerste klinkt misschien fancy, maar blijft niet hangen. Mensen voelen zich niet aangesproken, waardoor je dus klanten misloopt.
Marketing, social media en sales draaien om aandacht vasthouden. En die aandacht die jij zo graag wilt, is enorm schaars. Hoe eenvoudiger je boodschap, hoe groter dus de kans dat die blijft plakken.
De psychologie achter eenvoud
Waarom werkt simpel taalgebruik zo goed?
- Ons brein houdt van duidelijkheid. Te veel prikkels of complexe woorden resulteren in cognitieve overload.
- Korte zinnen voelen “lichter” om te lezen en worden sneller verwerkt.
- Helderheid schept vertrouwen: als iets eenvoudig wordt uitgelegd, gaan we er sneller vanuit dat de ander het echt begrijpt.
- Complexe taal kan je lezer het gevoel geven niet slim genoeg te zijn. En niemand blijft hangen bij een boodschap die hen dom laat voelen. Simpele taal zorgt juist dat iedereen zich welkom en begrepen voelt.
Niet voor niets gebruiken succesvolle sprekers en schrijvers eenvoudige woorden en korte zinnen om grote ideeën over te kunnen brengen bij het publiek.
Praktische tips voor simpele taalgebruik
- Schrijf zoals je praat. Zou je dit ook zo tegen een klant of VA zeggen?
- Haal overbodige woorden eruit. Schrappen maakt je tekst vaak sterker.
- Gebruik actieve taal. “Plan de post in” is krachtiger dan “De post zou ingepland kunnen worden”.
- Werk met bullets of korte alinea’s. Zo kan de lezer scannen en toch de kern oppikken.
- Test je boodschap. Laat iemand buiten je vakgebied meelezen: begrijpt die persoon het meteen? Dan zit je goed.
- Gebruik voorbeelden. Abstracte termen vervagen, concrete voorbeelden blijven hangen.
- Vermijd jargon en vakjargon. Gebruik alleen termen die je doelgroep zeker begrijpt.
Simpel taalgebruik is een professionele superkracht
Eenvoudig schrijven is geen beperking, maar een strategische keuze. Het zorgt ervoor dat jij en je VA sneller en prettiger samenwerken, dat klanten je beter begrijpen en dat je boodschap langer blijft hangen.
Of je nu schrijft voor je team, je VA of je hele community: hou het simpel. Want wat duidelijk is, werkt.
En onthoud: heldere communicatie is niet alleen een vaardigheid, het is ook een teken van respect. Je laat ermee zien dat je de tijd en energie van je lezer waardevol vindt.
