Grenzen leren stellen als virtueel assistent
Je runt een bedrijf. Geen EHBO-post voor onduidelijke klanten. Je weet hoe het gaat. Je start met een nieuwe klant en alles loopt soepel. Je wil indruk maken, maar voor je het weet beantwoord je mailtjes op zondagavond, pak je last minute taken aan die ‘nog even snel moeten’ en voel je je verantwoordelijk voor dingen die eigenlijk niet onder jouw taken vallen.
Je bent geen Virtual Yes-sistant. Je bent een professional en het is tijd dat je jezelf ook zo gaat behandelen. Want als je geen duidelijke grenzen leert stellen, ben je al snel al je vrijheid en werklust als virtueel assistent kwijt.
Waarom veel VA’s worstelen met grenzen stellen
Het zit hem niet in onkunde of onwil. VA’s zijn vaak dienstverlenend, verantwoordelijk en betrokken – precies de eigenschappen die ondernemers zo waarderen. Maar als die betrokkenheid doorslaat in pleasen, jezelf wegcijferen en ja zeggen op alles om ‘maar een goede samenwerking te hebben’… dan ga je onvermijdelijk over je eigen grenzen.
Het grootste probleem? Die grensoverschrijdingen beginnen vaak heel subtiel.
- Je verlaagt je prijs om de samenwerking maar niet mis te lopen.
- Je zegt ‘ja’ tegen extra werk, zonder extra vergoeding.
- Je stuurt die reminder niet, terwijl je klant al 2 weken jouw factuur negeert.
- Je reageert op berichten buiten je afgesproken werkuren.
- Je doet nog snel even dat last minute dingetje dat toevallig gevraagd wordt wanneer jij wilde afsluiten.
Op het eerste gezicht allemaal ‘kleine dingen’. Maar bij elkaar opgeteld?
Al deze kleine grensoverschrijdende issues zijn dodelijk voor je zelfvertrouwen, werkplezier en uiteindelijk ook je omzet.
Waarom grenzen stellen juist professioneel is
Als je altijd alles slikt, geen duidelijke kaders stelt en constant beschikbaar bent, voelt dat in het begin even handig en net een onderdeel van de vrijheid van het remote werken. Je hoeft namelijk de confrontatie in deze prille relatie dan niet aan te gaan.
Het nadeel is dat het op den duur gaat wreken. Taken voelen als een echte last en je raakt erg gefrustreerd omdat verwachtingen onuitgesproken blijven. Of omdat de samenwerking uiteindelijk toch niet loop zoals gehoopt.
Grenzen stellen betekent
- duidelijkheid bieden, zowel voor jezelf als VA maar ook voor je opdrachtgever.
- leiderschap tonen.
- professioneel samenwerken.
- het nodige respect afdwingen
Grenzen zorgen voor structuur, veiligheid en wederzijds respect. En dát is precies wat de beste samenwerkingen zo krachtig maakt. Je weet precies wat je aan elkaar hebt en wanneer je op iemand kan rekenen.
Hoe trek je gezonde grenzen (zonder je klanten af te schrikken)?
Je eigen grenzen stellen als ondernemer moet gewoon vanzelfsprekend zijn. Je werkt immers niet slechts voor 1 opdrachtgever als VA en je wil niet dat je andere klanten benadeeld worden door één opdrachtgever die je grenzen niet respecteert.
Daarbij is het veel eenvoudiger grenzen aan te geven bij de aanvang van de samenwerking, dan achteraf bij te sturen wanneer het schip al aan het zinken is.
1. Zet je eigen voorwaarden zwart-op-wit als virtueel assistent
Voordat je aan een samenwerking begint leg je de algemene voorwaarden voor. Dit kan je doen in een leuk welkomstpakket waarin duidelijk omschreven staat hoe de samenwerking met een VA in zijn werk gaat. Zo zorg je er tevens voor dat je samenwerkt met een voorbereide opdrachtgever.
In deze voorwaarden geef je duidelijk je grenzen aan, want hierin staat precies:
- wat jij levert en tegen welke deadlines
- voor welke expertise jij aangenomen bent
- welke werkuren jij kiest
- wat wel en niet onder jouw werkzaamheden valt
- hoe en wanneer je bereikbaar bent en hoe snel je opdrachtgever een antwoord mag verwachten
- wat er gebeurt als er extra werk bijkomt
- wat de meerkost is voor dringende of last minute taken buiten je werkuren
Geef deze voorwaarden ook een gezicht. Leg ze kort toe vóór je van start gaat met de samenwerking.n dodelijk voor je zelfvertrouwen, werkplezier en uiteindelijk ook je omzet.
2. Wees eerlijk over je beschikbaarheid als virtueel assistent
Als virtual assistant kies jij je eigen werkuren, je bent immers eigen baas. Niet bereikbaar op woensdag? Zeg het. Werk je niet in het weekend? Communiceer het. Reageer je niet binnen het uur op WhatsApp? Zet het in je samenwerkingsovereenkomst of werkafspraken. Een prima werk-privé balans is immers de fundering van een succesvol VA-schap.
Werk met een ‘Werk met mij’-document of onboarding guide. Hierin staan je uren, communicatievoorkeuren, responstijden én je gekozen online tools.
Wil je nog een stap verder gaan? Dan kan je er zelfs een contract van maken. Geef duidelijk aan je opdrachtgever aan dat hij/zij niet je enige klant is.
3. Weet waar je “ja” tegen zegt
Een ogenschijnlijk simpele vraag als “Kan jij deze nieuwsbrief ook meteen even inplannen?” kan zomaar 30 minuten extra werk betekenen. Check altijd:
- Past dit binnen de afgesproken scope en werktijden?
- Is het een losse taak of onderdeel van het bestaande pakket?
- Wat betekent dit voor je planning?
Leer jezelf aan om te zeggen: “Dat kan, maar ik plan het graag in voor volgende week of als extra taak buiten de normale uren. Wil je dat?”
4. Stop met prijzen verlagen uit onzekerheid
“Ik pas mijn tarief aan voor deze ene keer…”
“Ik weet niet of ze het waard vinden…”
“Ik wil niet te duur overkomen…”
Herkenbaar? Stop ermee. Prijzen die voortkomen uit onzekerheid trekken niet alleen verkeerde klanten aan, ze ondermijnen ook je eigenwaarde. Jouw werk heeft waarde, niet omdat je er uren in steekt, maar omdat het een vaak onbetaalbaar resultaat oplevert!
Bereken niet alleen je uurtarief, maar ook je impact. Denk aan de tijdwinst, kwaliteit, groei of rust die je klant ervaart door met jou samen te werken.
5. Maak feedback en check-ins structureel
Grenzen stel je niet één keer. Die bewaak je door regelmatig het gesprek aan te gaan. Plan een maandelijks of tweewekelijks checkmoment in waarin je bespreekt:
- Hoe de samenwerking verloopt
- Of jullie beiden tevreden zijn
- Of er zaken zijn die beter kunnen
- Of jouw rol (en die van de klant) nog klopt
Gebruik hiervoor vaste vragen, zoals: “Waar loop jij tegenaan in de samenwerking?” en “Zijn er taken die jij anders of efficiënter zou willen zien?”
En als het misgaat? Dan trek je de lijn.
Er zijn situaties waarin je simpelweg moet concluderen dat een samenwerking niet werkt.
Bijvoorbeeld:
- Je klant blijft je grenzen overschrijden ondanks duidelijke communicatie.
- Je werkplezier verdwijnt structureel.
- Je voelt je geen VA meer met een welomlijnde expertise, maar eerder een manusje-van-alles zonder erkenning.
Dan is het tijd om eerlijk te zijn. Voor jezelf én je klant. Bied eventueel nog een afsluittraject aan, maar blijf trouw aan jouw grenzen.
Dat is niet zwak, dat is krachtig.
Grenzen stellen als VA is geen luxe.
Grenzen stellen als VA is geen luxe. Het is de fundering van een duurzame samenwerking. Zonder grenzen krijg je geen waardering, geen rust en ook geen groei.
Dus nog één keer, luid en duidelijk:
Jij runt een bedrijf. Geen reddingsboot.
Vond je deze blog interessant? Mis dan geen enkele nieuwe blog post meer!
Volg Nexus Pursuit op sociale media en schrijf je in voor alle blog updates!
