Hoe creëer je vertrouwen op afstand bij remote work
Als virtual assistant besloot je om 100% remote te werken en je opdrachtgevers te ontzorgen. Ondertussen is remote work al veel beter ingebakken in onze maatschappij, jij weet dat je jouw opdrachtgever kan verder helpen van op afstand, maar dan kom je plots terecht bij een opdrachtgever die het wat moeilijk heeft om de touwtjes uit handen te geven. Al zeker aan een virtual assistant die 100% op afstand werkt. Nexus Pursuit geeft je hieronder enkele tips om ervoor te zorgen dat wantrouwen verandert in vertrouwen, ook wanneer je 100% remote werkt.
Vertrouwen creëren bij je opdrachtgever
Als virtual assistant start je aan je dag, je zet je aan je computer en begint te werken. Enkele mailtjes komen binnen van je opdrachtgever omdat hij/zij nog wat meer info nodig heeft of net nog meer info stuurt over de opdracht. Je begint op je gemak te lezen en plots gaat je telefoon af. Je raadt het al… Diezelfde opdrachtgever die net een mail stuurde, belt je op met de vraag als je aan het werk bent en of je de mail al hebt gelezen. Het blijft echter niet bij dat ene mailtje en dat ene telefoontje. Hieruit kan je afleiden dat je opdrachtgever nood heeft aan een betere vertrouwensband. Je zou misschien denken dat je hier weinig aan kan doen, maar niets is minder waar. Vertrouwen komt uiteraard van twee kanten, maar jij kan de vertrouwensband wel aansterken door enkele acties te ondernemen.
Vertrouwen komt uiteraard van twee kanten, maar jij kan de vertrouwensband wel aansterken door enkele acties te ondernemen.
Actie 1: Transparantie over je werkuren & taken
Om ervoor te zorgen dat de klant jou niet telkens opbelt om te weten of je een mailtje gezien hebt of een taak uitgevoerd hebt, kan vertrouwen en communicatie vlotter verlopen wanneer je je agenda deelt. Daarnaast is het belangrijk om jouw werkuren voor die klant in te plannen. Je behoudt op die manier de vrijheid als VA om dit in te plannen wanneer jij wil én zorgt ervoor dat de klant met een simpele klik op de hoogte is. Daarnaast helpt het ook als je concreet deelt wat je in die uren zal doen.
Concreet voorbeeld: Je plant in om op maandag van 8u tot 12u te werken voor die klant en plant ook verschillende blokken in zoals ‘e-mails lezen & beantwoorden’ – ‘blog X uitschrijven’ – ‘videocall met webdesigner’. Op deze manier weet jouw opdrachtgever perfect waaraan je bezig bent en groeit (op termijn) het vertrouwen wanneer hij dan ook het resultaat ziet.
Actie 2: Geef updates & respecteer deadlines
Wanneer je een opdracht aanvaardt, doe je dit als virtual assistant met de gedachte om jouw klant te ontzorgen. Maar ontzorgen staat daarom niet gelijk aan geen updates. Ben jij bijvoorbeeld bezig om een volledig nieuwe website te maken voor een klant? Of schrijf je de volledige websiteteksten uit? Geef de klant dan updates. Laat af en toe weten dat je hieraan bezig bent, hoe ver je staat en welke deadline je vooropgesteld hebt om de taak volledig af te werken.
Je kan hiervoor samenwerken met een projectmanagement tool zoals Trello of Notion, zodat jouw opdrachtgever de vooruitgang van bepaalde taken kan checken en jullie steeds een helder overzicht hebben van de prioriteiten. En niet onbelangrijk…: zodat de communicatie overzichtelijk blijft.
Actie 3: Plan videocalls in
Zorg dat communicatie met de opdrachtgever niet enkel tekstueel verloopt. Mensen vangen 70% van communicatie op via jouw houding en gedrag. Als jij dus in een mail stuurt ‘de website is afgewerkt, hier zie je het resultaat’ komt dit heel anders over dan een enthousiaste VA die de videocall opent met ‘Yes, de website is af. We gaan samen alle functionaliteiten even overlopen!’. Op die manier is het zowel voor jou als VA leuk om de reactie te zien als voor de opdrachtgever makkelijker om feedback te geven.
Je vindt het als VA ook fijn om regelmatig feedback te krijgen zodat je weet dat je goed bezig bent. Het gaat hem niet per se om dat schouderklopje, maar doordat jij heel veel verantwoordelijkheidszin hebt, wil jij ook zoveel mogelijk ROI garanderen. Ook voor jouw opdrachtgever is het fijn om vanuit verbinding samen te werken en te zien dat jullie op dezelfde lijn aan zijn bedrijf werken. Neem hier dus zelf leiderschap in en plan die overlegmomentjes in met jouw opdrachtgever.
Actie 4: Blijf in jouw expertrol – toon leiderschap
Als virtual assistant koos je een expertise. Je bent 100% zeker van je stuk. Je hebt de nodige kennis, ervaring, zet theorie om in praktijk en haalt je deadlines zoals afgesproken en verwacht. De klant wil dat je iets aanpast, maar jij weet dat dit niet de slimste beslissing is. Klant is koning, maar jij bent de expert. Geef dus duidelijk jouw advies aan de klant, leg uit waarom je iets op een bepaalde manier hebt gedaan en toon jouw expertise. Blijf weg van emoties en focus je op de feiten.
Actie 5: Ga het gesprek aan
Merk je dat je na het toepassen van deze tips nog steeds niet het nodige vertrouwen krijgt van je klant? Loopt de samenwerking stroef? Probeer dan te achterhalen waar de oorzaak ligt. Zie je ergens mogelijkheden om de samenwerking te optimaliseren? Of blijken jullie gewoon geen goede match te zijn?
Ga vooral het gesprek aan en leg je kaarten op tafel. Een open gesprek kan je twee zaken opleveren. Ofwel wordt de opdrachtgever attent gemaakt op het feit dat jij effectief de expert bent, je werk meer dan goed uitvoert en beslist hij om eraan te werken om jou het verdiende vertrouwen te geven. Ofwel ziet je opdrachtgever hier geen probleem in.
Kom je in dat laatste geval terecht als VA?
Dan kan je bij VA-matchmaking alvast terecht om nieuwe opdrachten te krijgen waar er wél een match en vertrouwen is tussen jou en de opdrachtgever.
