Ik zoek een VA: waar moet ik op letten?
Je bedrijf groeit, de to-do lijst wordt langer en enkele steeds terugkerende taken slurpen al je energie op. De oplossing? Een virtuele assistent. Maar waar let je precies op als je op zoek gaat naar een VA? Hoe weet je of iemand geschikt is? En hoe voorkom je dat je tijd en geld investeert in een samenwerking die niet werkt?
In deze blog doorloop je alle belangrijke aandachtspunten bij het zoeken naar een VA. Van vaardigheden en communicatie tot tarieven en de opstartfase.
Start met zelfreflectie: wat heb je écht nodig?
Voor je begint met zoeken: sta even stil bij wat je precies nodig hebt. Veel ondernemers zoeken “een VA die alles kan”, maar die bestaat niet. En zelfs als dat wel zo was, is het niet altijd de beste match.
Stel jezelf deze vragen:
- Welke taken kosten me de meeste tijd en energie?
- Wat zijn mijn zwakke punten waar ik hulp bij nodig heb?
- Hoeveel uren per week verwacht ik ondersteuning?
- Is het voor een specifiek project of structurele samenwerking?
Maak een concrete lijst van taken en een schatting van het aantal uren. Zo weet je welke specialisaties je zoekt en of je 1 of meerdere freelancers nodig hebt.
Vaardigheden en expertise: de basis van een goede VA match
Nu je weet wat je nodig hebt: zoek iemand die daar écht goed in is. Het mooie van samenwerken met een VA is dat je bewust kunt kiezen voor iemand die sterk is waar jij zwak bent. Ben je creatief en goed in klantcontact, maar stel je planning en administratie uit? Zoek dan een VA die daar juist energie van krijgt.
Niet elke VA kan alles en dat is juist goed. Een gespecialiseerde VA levert betere resultaten dan iemand die van alles een beetje doet. Bij Nexus Pursuit werken we met VA’s die elk hun eigen expertise hebben: administratieve ondersteuning, klantenservice, social media management, copywriting, SEO/SEA en grafisch werk.
Kies dus bewust voor iemand met bewezen ervaring in precies wat jij nodig hebt.
De persoonlijke klik: je VA is meer dan alleen een CV
Je kunt iemand vinden met het perfecte CV, maar als de samenwerking niet soepel loopt, word je er niet gelukkig van. De persoonlijke klik is minstens zo belangrijk als vaardigheden op papier.
Een goede samenwerking draait om vertrouwen en open communicatie. Je gaat regelmatig contact hebben, deelt mogelijk vertrouwelijke informatie en rekent erop dat taken goed worden uitgevoerd. Plan daarom altijd een vrijblijvend kennismakingsgesprek en let op: voel je je gehoord? Stelt de VA de juiste vragen? Kun je jezelf zijn? Krijg je het gevoel dat deze persoon met je mee wil denken?
Ook jullie werkwijze moet bij elkaar passen. Past het werktempo bij jouw manier van werken? Communiceren jullie op dezelfde golflengte? Deelt de VA jouw bedrijfswaarden? Is de VA proactief of wacht deze liever op concrete opdrachten?
Investeer tijd in een goed kennismakingsgesprek, het bespaart je achteraf veel ellende.
Betrouwbaarheid: doe je huiswerk
Je gaat vertrouwelijke informatie delen en toegang geven tot systemen. Dan wil je zeker weten dat je met iemand betrouwbaar samenwerkt.
Vraag altijd naar aanbevelingen van eerdere opdrachtgevers. Serieuze VA’s delen graag testimonials of contactgegevens van klanten die een referentie willen geven. Bij Nexus Pursuit werken we alleen met VA’s die minimaal één jaar ervaring hebben in hoofdberoep. Zo weet je dat ze hun bedrijf serieus runnen en weten hoe ze met verschillende opdrachtgevers samenwerken.
Wij kiezen bewust voor samenwerking met zelfstandige VA’s. Niet omdat VA’s in loondienst niet goed zijn, maar omdat freelancers specifieke voordelen bieden. Deze zelfstandigen zijn zelf ondernemer en begrijpen jouw uitdagingen als geen ander.
Kosten en tarieven van VA’s: kwaliteit heeft zijn prijs
Kosten spelen een rol bij het kiezen van een VA, dat is logisch. Maar let op: te goedkoop kan juist duurder uitpakken.
Als iets te mooi lijkt om waar te zijn, is dat meestal ook zo. Extreem lage tarieven kunnen wijzen op weinig ervaring, gebrek aan kwaliteit of een teveel aan klanten.
Bespreek vooraf of je VA werkt met een uurtarief, vaste pakketten of een projectprijs en of er onverwachte kosten kunnen opduiken.
Uiteindelijk is een goede VA geen kostenpost, maar een investering die zichzelf terugverdient.
Communicatie: blijf op één lijn met je virtual assistant
Goede communicatie is de basis van elke succesvolle samenwerking. Maar wat “goed” is, verschilt per persoon. Maak daarom vooraf heldere afspraken.
Bespreek welke communicatiekanalen jullie gebruiken. Slack, e-mail, WhatsApp of Teams? En bepaal hoe je op de hoogte blijft van de voortgang. Wil je dagelijkse, wekelijkse of projectmatige updates? Welke informatie wil je in rapportages zien? Werken jullie met een projectmanagement tool zoals Notion, Trello of Asana?
Plan wekelijkse check-ins in de opstartfase en bekijk op termijn hoe de samenwerking verloopt.
De opstartfase: investeer in een goede start
De eerste weken bepalen vaak hoe de rest van de samenwerking verloopt. Investeer daarom tijd in een goede onboarding.
Neem ruim de tijd voor een grondige introductie, dit loont zich dubbel en dik. Geef context over je bedrijf, klanten en werkwijze. Zodra je VA je missie snapt, kan ze veel gemakkelijker met je meedenken. Leg processen helder uit om dubbel werk te vermijden en maak instructiedocumenten voor terugkerende taken. Plan regelmatig overleg in en wees beschikbaar voor vragen.
Onthoud: je VA heeft jouw input nodig voor goede output. Als je te weinig informatie geeft, kan ze niet de resultaten leveren die je verwacht.
Red flags: vertrouw op je gevoel
Soms zie je tijdens het zoekproces al signalen dat iets niet klopt. Vertrouw op je gevoel en wees alert voor waarschuwingstekens. Neem bij twijfel de tijd om extra na te denken.
Een goede VA begrijpt dat je een weloverwogen beslissing wilt maken, zeker bij een langdurige samenwerking.
Waarom VA-matchmaking het zoekproces versnelt
Er komt veel kijken bij het vinden van de juiste VA. Je moet bepalen wat je nodig hebt, kandidaten vinden en screenen, kennismakingsgesprekken voeren, referenties checken en proefperiodes doorlopen. Dit proces kan weken of maanden duren. En in die tijd kun je je nog steeds niet focussen op wat je het liefste doet.
Daar komt VA-matchmaking om de hoek kijken. Bij Nexus Pursuit kennen we onze VA’s persoonlijk. We weten wie sterk is in planning, wie geweldig is in klantcontact en wie specialist is in social media. Maar ook wie goed communiceert, wie flexibel is in werktijden en wie past bij welk type ondernemer.
Door jouw situatie en wensen te bespreken, maken we vaak binnen een paar dagen de perfecte match. Dat bespaart jou weken zoekwerk, talloze gesprekken die nergens toe leiden en probeersels die niet werken.
De perfecte match begint met de juiste voorbereiding
Het zoeken naar een VA is een investering in je bedrijf en je eigen werkgeluk. Door goed voor te bereiden en te weten waar je op moet letten, vergroot je de kans op een succesvolle samenwerking enorm.
De juiste match maakt het verschil tussen frustratie en groei. Tussen werken in je bedrijf en werken aan je bedrijf. Tussen uitgeput raken en energie krijgen van je onderneming.
Wil je niet langer zoeken maar snel aan de slag met de perfecte VA? Bij Nexus Pursuit helpen we je graag. We nemen de tijd om je situatie te begrijpen en koppelen je aan een VA die écht bij je past.
Boek een kennismakingsgesprek en ontdek hoe wij je kunnen helpen bij het vinden van jouw ideale virtuele assistent.
