Hoe bereken je hoeveel je uitbesteedt aan een VA
Hoeveel uur besteed je uit aan een VA? Zo bereken je het slim en strategisch.
Een VA (of Virtual Assistant) inhuren klinkt logisch wanneer je tot over je oren in het werk zit, maar hoe bepaal je nu of je 4, 8 of misschien wel 20 uur per week moet uitbesteden?
Te veel uren is zonde van je budget. En met te weinig uren blijf je in gedoe hangen en kom je alsnog niet vooruit.
Met deze blog helpen we je met een realistische en strategische aanpak om te berekenen hoeveel je uitbesteedt aan een VA.
Breng eerst je eigen tijd in kaart
Begin bij jezelf. Timetrack minimaal 1 volle werkweek nauwkeurig welke taken je doet en hoeveel tijd je eraan kwijt bent. Gebruik tools als Toggl, Clockify of gewoon pen en papier.
Het is ontzettend belangrijk dat je jezelf hier bewust van wordt.
Want je denkt misschien dat je maar 30 minuten per dag aan e-mail besteedt, maar in de praktijk duurt het vaak veel langer.
Noteer dagelijks alle taken. Van administratie, inbox en social media tot afspraken inboeken, klantcontact, technische struggles en die urenlange zoektocht naar dat ene wachtwoord.
Echt alles telt! Vul dit takenlijstje nauwkeurig aan met het aantal minuten dat je aan elke taak hebt gespendeerd.
Verdeel je taken in 2 categorieën
Zodra je jouw volledige takenlijst hebt, verdeel je alles in twee categorieën:
Kerntaken: Dit zijn de activiteiten waar jij als ondernemer het verschil maakt. Denk aan salesgesprekken, strategie, contentcreatie of klantrelaties.
Randtaken: Taken die belangrijk zijn, maar die ook prima door iemand anders gedaan kunnen worden. Denk aan facturatie, inboxbeheer, planningen, agendabeheer, repetitieve klantvragen, social media management, enz. Randtaken zijn ook de taken waar jij een schurfthekel aan hebt. De taken waar je nog net niet groen van gaat zien.
Al die randtaken vormen de basis van wat je kunt gaan uitbesteden. Zo houd jij meer ruimte voor datgene waar jij als ondernemer van gaat groeien.
Bereken het benodigde aantal uren om deze taken uit te voeren
Bekijk vervolgens hoeveel tijd de randtaken jou op dit moment kosten.
Trek daar ongeveer één uur af (een VA werkt vaak efficiënter dan jij zelf), en je hebt een realistische inschatting van het aantal uur dat je kunt uitbesteden.
Voorbeeld:
- Je werkt 10 uur per week aan randzaken
- Je VA doet dat in ongeveer 7 uur
- Start dus met een pakket van 6 tot 8 uur per week
Twijfel je? Begin dan met een proefperiode van 4 uur per week en evalueer na een maand. Je kan daarna altijd bijsturen of opschalen.
Denk ook na over de toekomstige groei van je bedrijf
Wil je over 3 maanden een nieuw aanbod lanceren?
Ga je binnenkort een online training aanbieden of een event organiseren?
Dan is het slim om alvast rekening te houden met die extra workload en je VA hier op tijd in te betrekken.
Of als het om zo’n stevige workload gaat, misschien zelfs (tijdelijk) een extra VA aannemen.
De meest succesvolle ondernemers plannen vooruit en zorgen dat hun team telkens één stap voor is.
Je VA-tijd is jouw groeiruimte
Het aantal uren dat je uitbesteedt, is jouw ruimte om te groeien, te ademen, te leiden en te ondernemen in plaats van te overleven.
Door slim te timen, te tracken en te plannen, maak je de samenwerking met een VA niet alleen rendabel, maar ook strategisch sterk.
Nog niet helemaal zeker hoe je dit precies aanpakt? Plan een virtueel koffiemoment in om samen de mogelijkheden te bespreken.
Graag nog meer weten over hoe virtual assistants je zaak helpen groeien?
Download en lees dan het gratis e-book “Remote werken of slim ondernemen in een digitale wereld”, gebaseerd op de ervaringen van Ina.
Niets meer missen? Volg Nexus Pursuit op sociale media en schrijf je in voor alle blog updates!
