Ben jij een micromanager?

Je hebt de stap gezet en ein-de-lijk een Virtual Assistant (VA) ingeschakeld om je leven makkelijker te maken. Je wilde eindelijk meer tijd voor je kernactiviteiten, strategische plannen of simpelweg een keer een vrije vrijdagmiddag. Maar na een paar weken merk je iets vreemds…

In plaats van rust en ruimte, ben je nog steeds druk en valt het je op dat je het misschien zelfs drukker hebt.
Je checkt elke mail die je VA opstelt, je herschrijft teksten die je VA heeft voorbereid, je geeft feedback op taken die je eigenlijk uit handen had willen geven. Sterker nog… soms voer je de taak alsnog zelf uit, “omdat het sneller is.”

Klinkt bekend? Dan is de kans groot dat jij – hoe goedbedoeld ook – (nog) in micromanage-modus zit. Gelukkig is dat geen eindstation.

Wat is micromanagen eigenlijk?

Waar komt micromanagen vandaan?

Micromanagen is zelden een kwestie van pure controlezucht. Vaak liggen er diepere oorzaken onder.

1. Vertrouwen (of gebrek daaraan)

Misschien heb je slechte ervaringen gehad met freelancers of medewerkers of je hebt het gevoel dat jouw bedrijf zo persoonlijk is, dat niemand anders er zomaar aan mag zitten. Vertrouwen kost tijd om op te bouwen. Zeker als je perfectionistisch bent ingesteld.

2. Perfectionisme

Je hebt een bepaald beeld van hoe dingen moeten zijn. Teksten moeten precies jouw toon hebben, mails moeten exact jouw stijl ademen en zelfs een simpele lijst in Excel moet jouw kleurcodering volgen. Je bedoelt het goed, maar het werkt verlammend.

3. Onzekerheid over je eigen processen

Soms micromanage je omdat je zelf niet helder hebt hoe je dingen wilt. Als je jouw VA vaag instrueert (“Doe dat eventjes…”) en vervolgens ontevreden bent met het resultaat, is dat meestal geen onwil van je VA. Het is een gebrek aan duidelijke communicatie. Hoe helderder jij bent, hoe makkelijker jouw VA in actie komt zonder dat jij hoeft bij te sturen.

4. Moeite met loslaten

Je bedrijf voelt als je kindje. Je hebt het opgebouwd met bloed, zweet en tranen. Het idee dat iemand anders beslissingen neemt of dingen op een andere manier uitvoert, kan onveilig voelen.

Zeg eens eerlijk…. micromanage jij je VA?

Wat levert micromanagen je op?

Eerlijk? Vrij weinig eigenlijk. Om maar niet te zeggen “niets”.
Integendeel, micromanagen:

• Vreet aan jouw tijd
  Terwijl je juist tijd wilde besparen door een VA in te huren.
• Zorgt voor stress
  Je blijft overal bovenop zitten, waardoor je nooit écht kunt ontspannen.
• Remt de groei van je bedrijf
  Je VA kan niet zelfstandig werken, waardoor jullie samen minder efficiënt zijn.
• Frustreert je VA
  Niemand werkt graag onder een vergrootglas. Een VA die constant wordt gecontroleerd, voelt zich niet vrij om verantwoordelijkheid te nemen of creatieve oplossingen aan te dragen. Een gefrustreerde VA zal zich minder betrokken voelen. Je loopt het risico dat ze minder initiatief toont uit angst toch terechtgewezen te worden, of zelfs afhaakt – en dan begin je weer van voor af aan.
• Verhoogt de kosten
  Uiteindelijk betaal je dubbel, want je betaalt voor je eigen tijd en voor de uren van je VA.

En misschien nog het grootste nadeel van alles is dat je zelf gevangen blijft in de dagelijkse operatie, terwijl jouw rol als ondernemer juist strategischer zou moeten zijn.

Even reflecteren: hou jij de touwtjes strak in handen?

Hoe kun je micromanagen doorbreken?

Herken je jezelf in bovenstaande vragen? Dan is de kans heel groot dat je een micromanager bent. Maar…. micromanagen is geen levenslange veroordeling. Het is gedrag dat je kunt veranderen met onderstaande concrete tips:

Stel duidelijke verwachtingen

Een VA kan geen gedachten lezen. Geef context bij opdrachten en leg uit waarom iets moet gebeuren, wat het doel is, wie jouw doelgroep is, hoeveel vrijheid ze hebben in de tone of voice en hoeveel vrijheid ze krijgen doorheen het hele proces.

Voorbeeld:

→ “Schrijf een LinkedIn-post over onze eventdienst” is vaag.

→ “Schrijf een LinkedIn-post van max. 200 woorden, in een luchtige, professionele toon. Doel: ondernemers inspireren om events uit te besteden, zodat zij zich op hun core business kunnen richten.” is vele malen duidelijker.

Documenteer processen

Zet standaardprocedures op papier of in tools zoals Notion, ClickUp of Trello. Zo hoeft jouw VA niet steeds alles te vragen. Het scheelt jou ook uitleg-energie.

Werk met check-ins in plaats van constante check-ups

Plan vaste overlegmomenten (bijvoorbeeld wekelijks, tweewekelijks of misschien zelfs maandelijks) om werk te bespreken. Zo voorkom je dat je VA het gevoel krijgt dat je continu over zijn of haar schouder meekijkt. Gebruik die momenten niet alleen om bij te sturen, maar ook om successen te vieren en feedback te vragen. Zo groeit het vertrouwen van beide kanten.

Laat ruimte voor initiatief

Durf te zeggen: “Ik laat dit aan jou over. Laat me zien hoe jij het zou aanpakken.” Het is spannend, maar vaak krijg je verrassend goede ideeën terug waar je zelf nog niet aan had gedacht. Bovendien voelt je VA zich serieus genomen, en dat zie je terug in het werk.

Reflecteer over je eigen gedrag

Vraag jezelf af:

• Is het écht zo erg als iets niet precies gaat zoals ik het zou doen?
• Wat zou ik kunnen winnen door deze taak volledig los te laten?
• Vertrouw ik mijn Virtual Assistant voldoende? Zo niet, waarom niet?

Het geheim van een succesvolle samenwerking

Wil je zelf meer loslaten zónder de controle te verliezen? Plan dan gerust een vrijblijvend kennismakingsgesprek met mij in. Ik laat je graag zien hoe jij je VA-samenwerking weer licht, krachtig en écht ondersteunend maakt – net zoals ik dat ervaar met mijn eigen team.