Leer als VA de tone of voice kennen van jouw klant
Iedere mens heeft een eigen stem en een eigen karakter. Sommigen luid en enthousiast, anderen rustig en kalm. Sommigen schrijven met humor, anderen met precisie. Die unieke stem is wat klanten herkennen, vertrouwen en onthouden. En als Virtueel Assistent is het jouw taak om die stem zo goed te leren kennen dat niemand het verschil merkt tussen wat jij schrijft en wat jouw klant zou schrijven.
De tone of voice is meer dan alleen een manier van schrijven. Het is de vertaling van iemands persoonlijkheid, visie en waarden in woorden. De toon bepaalt de beleving en dat is precies wat een merk herkenbaar maakt.
Waarom tone of voice zoveel meer is dan alleen een schrijfstijl
De meeste mensen denken bij tone of voice aan “formeel of informeel”, of “met of zonder smileys”. Maar het gaat veel dieper dan dat. Tone of voice is niet alleen hoe je iets zegt, maar ook waarom. Het zit in de woordkeuze, het ritme van de zinnen en zelfs in de stiltes tussen de woorden.
Een voorbeeld: de ene ondernemer zegt “We helpen bedrijven groeien”, de andere zegt “We zorgen dat jij weer rust vindt in je bedrijf, terwijl het groeit.”
De boodschap is vergelijkbaar, maar de beleving totaal anders. De eerste spreekt mensen aan die snel resultaat willen, de tweede mensen die zoeken naar balans.
Als virtueel assistent wil je dat verschil aanvoelen. Je typt niet zomaar woorden, je vertaalt een gevoel.
Wat er gebeurt als je de toon mist
Een verkeerde tone of voice voelt als een valse noot in een liedje. De tekst klopt misschien technisch, maar het gevoel is weg.
De lezer haakt af, de boodschap landt niet en het vertrouwen brokkelt af.
Stel je een ondernemer voor die normaal warm en menselijk communiceert, maar plots een zakelijke, afstandelijke nieuwsbrief verstuurt. Dat roept verwarring op. “Wat is er veranderd?” denkt de lezer.
En precies daar ligt de waarde van een goede VA, want jij bewaakt de consistentie. Jij zorgt ervoor dat de stem van de klant herkenbaar blijft, ook als de klant zelf even niet aan het woord is.
Hoe je als VA de tone of voice leert kennen
Het begint allemaal bij luisteren. Echt luisteren, niet alleen horen. Lees met aandacht alle bestaande content van je klant. Denk dan aan de socialmediaposts, nieuwsbrieven, e-mails en blogs. Proef het ritme van de zinnen en voel de intentie achter de woorden. Is de toon luchtig of juist inhoudelijk? Vlot of bedachtzaam? Let op woordgebruik en patronen. Veel ondernemers gebruiken bewust bepaalde woorden of zinnen om hun boodschap te versterken. Door die te herkennen, kan jij dezelfde taal gaan spreken.
Maak tijdens je onboarding een document met terugkerende woorden en zinnen. Zegt je klant vaak “samen” in plaats van “wij”? Gebruikt ze “starten” of “beginnen”? Schrijft ze in de ik-vorm of wij-vorm? Deze kleine details maken het verschil tussen een tekst die lijkt op die van je klant en een tekst die echt van je klant zou kunnen zijn. Net zoals je als VA meerdere klanten hebt met elk hun eigen toon, is het belangrijk om voor elke klant een apart referentiedocument bij te houden.*
Daarnaast is luisteren naar hoe iemand praat minstens zo belangrijk als hoe iemand schrijft. In gesprekken, voicenotes of vergaderingen hoor je de echte toon. Hoor je enthousiasme, nuance of juist rust en kalmte?
Neem dat gevoel mee in je teksten. En oefen. Schrijf alsof je klant het zelf doet, laat het nalezen en vraag: “Voelt dit als jouw stem?” Feedback krijgen op je werk is essentieel om te groeien als VA. Zo leer je stap voor stap het verschil tussen lijken op en zijn als.
De natuurlijke match maakt het verschil
Bij Nexus Pursuit geloven we dat tone of voice niet iets is wat je moet forceren. De beste samenwerkingen ontstaan wanneer de VA van nature aanvoelt wat de ondernemer wil overbrengen. Daarom selecteren we niet alleen op ervaring of vaardigheden, maar ook op persoonlijkheid, waarden en communicatiestijl. Want als die basis klopt, voelt het overnemen van de tone of voice niet als een taak, maar als een natuurlijk verlengstuk van wie je bent.
Een goede VA hoeft dan niet meer te imiteren, maar kan vertalen. De stem blijft authentiek, de boodschap blijft krachtig en de ondernemer blijft herkenbaar.
De kracht van consistentie
Wanneer een VA en ondernemer op één lijn zitten qua tone of voice, ontstaat er vertrouwen. Klanten voelen dat, teamleden merken het, de communicatie verloopt soepeler en de boodschap komt veel sterker over. Een VA die zich de toon van haar klant eigen maakt, bouwt niet alleen aan een merk, maar ook aan een samenwerking die rust en continuïteit brengt.
Niets meer missen?
Volg Nexus Pursuit op sociale media en schrijf je in voor alle blog updates!
