Wat als je VA ziek is? Zo zorg je voor continuïteit.
Een goede VA is vaak zoveel meer dan iemand die simpelweg taken uitvoert. Het is degene die structuur brengt, je agenda bewaakt en zorgt dat jij als ondernemer kunt focussen op wat écht belangrijk is.
Maar zelfs de allerbeste VA kan een keer ziek worden. En dan merk je pas hoeveel je eigenlijk op diegene leunt.
Maar niet getreurd: dat hoeft geen ramp te zijn. Met de juiste voorbereiding, heldere afspraken en eventueel een back-up zorg je ervoor dat je bedrijf gewoon blijft draaien – ook als je VA even uit de running is.
Van planning naar paniek: dit gebeurt er zonder voorbereiding
Veel ondernemers staan er niet bij stil wat er zou gebeuren als hun VA plots uitvalt – totdat het gebeurt. Opeens ligt je planning overhoop, je inbox loopt vol, klanten wachten op antwoord, social media blijft stil en deadlines schuiven op.
Voor je het weet zit je zelf weer tot ’s avonds laat bonnetjes te boeken of Instagram-posts te tikken – taken die je juist niet meer zelf wilde doen.
Het resultaat? Stress, tijdverlies en het gevoel dat je terug bij af bent. En je realiseert je plots hoeveel een virtueel assistent je eigenlijk opbrengt!
Voorbereid is gerust: zo hou je grip op je bedrijf
Goed nieuws: je kunt veel van die paniek vermijden.
Het begint bij processen vastleggen. Zorg dat je VA niet alles alleen in haar hoofd bewaart, maar dat er duidelijke instructies bestaan voor terugkerende taken.
Denk aan:
- waar documenten en wachtwoorden staan,
- welke tools jullie gebruiken,
- welke stappen bij een taak horen,
- vaste formats of templates die vaak terugkomen.
Zo kan iemand anders vlot inspringen wanneer dat nodig is.
Maak een overdrachtsdocument.
Een overdrachtsdocument is ontzettend handig bij ziekte: het oplijsten van dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse taken, prioriteiten, contactpersonen en benodigde inloggegevens blijkt echt onontbeerlijk. Misschien lijkt dat wat “bureaucratisch”, maar het kan je letterlijk uren tijd en frustratie besparen wanneer je VA even uitvalt.
Bespreek het scenario vooraf.
Voer het gesprek met je VA: spreek af wat absoluut moet doorgaan, wat eventueel kan wachten, en wie tijdelijk kan inspringen? Die duidelijkheid geeft rust voor jullie allebei en zo hoef je je geen zorgen te maken dat alles plotseling stilvalt als er iets gebeurt.
Eén VA is geen VA: waarom een back-up onmisbaar is
Nóg slimmer is het om van bij de start met een back-up te werken. Sommige VA’s werken alleen, en dat kan prima, maar het maakt je onderneming kwetsbaarder. Want wat doe je bij vakantie, ziekte of een plotselinge piek in werk?
Werk je via een bureau zoals Nexus Pursuit, dan hoef je je daar geen zorgen over te maken. Daar wordt al vooraf nagedacht over een vangnet.
Het Nexus Pursuit back-up systeem: jouw vangnet in actie
Bij Nexus Pursuit denken we vooruit. Samen bekijken we vanaf de start wie de best passende back-up VA kan zijn: iemand met vergelijkbare ervaring en vaardigheden én binnen jouw budget.
Die back-up is niet alleen handig bij ziekte, maar ook:
- tijdens vakantieperiodes,
- bij onverwachte werkpieken,
- of wanneer je onderneming sneller groeit dan verwacht.
Want ook jouw VA is ondernemer met eigen klanten en een agenda die soms volloopt.
Dankzij ons back-up systeem hoef je nooit halsoverkop taken over te nemen waar je geen energie van krijgt en kan je een andere VA perfect tijdelijk inschakelen.
Ina houdt de vinger aan de pols in het contact met jou én je VA, zodat de samenwerking soepel blijft draaien – ook als er iets tegenzit.
Terug van weggeweest: zo laat je je VA weer instromen
Wanneer je VA hersteld is, spring dan niet meteen terug in het oude tempo. Plan een kort overleg:
- wat bleef er liggen?
- wat heeft nu prioriteit?
- hoe verliep de overdracht vanuit de back-up?
En vooral: geef je VA de ruimte om rustig op te starten. Ziek zijn, hakt er vaak harder in dan je denkt. Niemand heeft er baat bij als iemand zich meteen weer overvraagd voelt.
Rust en continuïteit beginnen bij slimme afspraken
Dat je VA ziek kan worden, is niets om je dagelijks zorgen over te maken. Maar het wordt wél een probleem als je er helemaal niet op voorbereid bent.
Met heldere afspraken, goede documentatie en een back-up VA blijft je bedrijf gewoon doordraaien – ook als je vaste rechterhand even uitvalt.
Wil jij dat ook? Neem contact op en ontdek hoe Nexus Pursuit je helpt om continuïteit in je bedrijf te garanderen – met rust, structuur en de zekerheid dat je nooit meer terug naar af hoeft.
Heeft deze blog je aan het denken gezet en wil je graag meer weten over hoe je slim onderneemt?
Download en lees dan het gratis e-book “Remote werken of slim ondernemen in een digitale wereld”, gebaseerd op de ervaringen van Ina.
Blijf je graag op de hoogte van verdere tips?
Volg Nexus Pursuit op sociale media en schrijf je in voor alle blog updates!
