Hoe herken je een goede virtueel assistent?
Je werkt nog maar net (of misschien al een tijdje) samen met jouw VA en toch spoken er regelmatig wat vragen door je hoofd. Heb ik de juiste Virtueel Assistent gekozen? Hoe weet ik of ik wel de juiste VA heb gekozen?
Want hoewel je vaak hoort hoe fantastisch werken met een VA kan zijn, hoor je ook de verhalen over samenwerkingen die volledig in de soep lopen. Dus hoe weet je nu of je een sterke Virtual Assistant hebt gevonden die echt bij jou en je business past?
1. Jouw VA stelt slimme vragen (ook als die kritisch zijn)
Een goede VA neemt niet zomaar alles klakkeloos aan. Die vraagt door. Waarom wil je dit? Wat is het doel? Moet het echt op deze manier?
Dat soort kritische input helpt je om betere beslissingen te nemen en voorkomt dat er kostbare tijd en energie gaan naar zaken die weinig impact maken.
Het geeft ook aan dat jouw virtueel assistent betrokken is en jouw bedrijf begrijpt.
2. Een goede virtueel assistent ziet het werk liggen voordat jij het zegt
Je hebt amper uitgesproken dat je achterloopt met e-mails, of er komt al een voorstel voor een strakker systeem.
Je virtueel assistent merkt dat afspraken tussen wal en schip vallen, en stelt een tool voor om je planning efficiënter te beheren.
Een sterke VA spot verbeterpunten en komt zelf met oplossingen nog voordat jij beseft dat je die nodig hebt. Kortom, een goede VA anticipeert.
Ze wacht niet tot jij in brand staat, maar blust al een smeulend vuurtje voordat het escaleert.
Dat maakt haar niet alleen waardevol, maar soms ook ronduit onmisbaar.
3. De ideale virtual assistant kan schakelen tussen details en het grotere plaatje
Een goede VA is zowel een pietje-precies als iemand met helikopterview. Details worden zorgvuldig gecontroleerd, maar er is ook begrip voor jouw bedrijfsvisie.
Er is besef dat een nieuwsbrief niet alleen netjes geschreven moet zijn, maar ook moet bijdragen aan jouw merk en doelen. Ze kijkt verder dan de taak op zich en begrijpt het waarom erachter.
Of het nu gaat om het plannen van een event, het opzetten van een salespagina of een social media flow: ze ziet zowel de puzzelstukjes als het geheel dat jij probeert te bouwen.
4. Je VA bewaart de rust als jij chaos ervaart
Heb je paniek omdat een klant ontevreden is? Of omdat er 86 dingen tegelijk misgaan? Plotselinge deadlineveranderingen?
Een goede VA blijft kalm, denkt rationeel en helpt je prioriteiten stellen. Ze is jouw anker in de storm.
Ze helpt je uit de stressmodus te stappen door taken te prioriteren, overzicht te bieden en helder te communiceren. Zelfs bij windkracht 10, blijft zij gefocust op oplossingen.
Dat maakt het verschil tussen verdrinken en vooruitgaan.
5. De beste virtueel assistent komt afspraken altijd na
Of het nu gaat om een deadline, een belafspraak of het sturen van een rapport. Een goede VA doet wat er beloofd is. Je hoeft haar geen twee keer te herinneren, want ze neemt verantwoordelijkheid. En loopt iets toch anders dan gepland? Dan wordt er op tijd gecommuniceerd met een realistische oplossing. Maar je wordt nooit in onzekerheid gelaten.
6. Je VA leert snel nieuwe systemen en tools
Niemand kan alles al weten, maar een goede VA leert snel bij en duikt enthousiast nieuwe software of processen in.
Begrippen als “CRM,” “Slack” of “Zapier” schrikken niet af, maar worden gezien als een leuke uitdaging om uit te zoeken. Bovendien doet ze dit meestal op eigen initiatief en in eigen tijd, omdat ze gelooft in groei en kwaliteit. Jij hoeft haar niet bij de hand te nemen, ze loopt zelf vooruit.
7. Een perfecte virtual assistant bewaakt jouw tijd en de eigen grenzen
Een goede VA weet dat het werk jou moet ontlasten en voorkomt dat je verzuipt in details.
Tegelijk durft ze ook haar eigen grenzen aan te geven als iets niet past binnen haar planning of expertise. Dat betekent dat ze geen ja zegt op alles, maar wel zoekt naar duurzame oplossingen. Professioneel, eerlijk en met respect voor haar én jouw energie.
8. Je freelancer durft feedback te geven
Een sterke VA is geen ja-knikker. Er wordt feedback gegeven als iets handiger, efficiënter of beter kan. Je hebt haar uiteindelijk aangenomen omwille van een bepaalde expertise.
Niet uit kritiek, maar omdat ze meedenkt en mee wíl bouwen aan jouw groei.
Misschien zegt ze: “Zullen we die klantmail automatiseren?” of “Die planning schuift elke week, misschien is er een betere structuur nodig?”
Ze durft jou spiegels voor te houden – altijd met respect, maar ook kordaat.
9. Een VA begrijpt dat het niet alleen om taken gaat, maar om vertrouwen
Een goede VA snapt dat samenwerken draait om vertrouwen. Er wordt gezorgd dat jij het gevoel hebt dat je werk echt uit handen kunt geven, zonder angst dat het misgaat.
Je geeft immers toegang tot gevoelige info: wachtwoorden, klantgegevens, planningen. Vertrouwen is dus essentieel.
Een goede VA weet dit en zorgt dat jij écht los durft te laten. Ze communiceert helder, bewaart discretie, en stelt jou gerust met regelmatige updates. Zo wordt samenwerken vlot, veilig en vooral… zorgeloos.
10. Je rechterhand brengt plezier en positiviteit mee
Misschien wel het mooiste kenmerk is dat een goede VA een fijne vibe heeft en een positieve energie over brengt bij jou en eventueel het team.
Mails toveren een glimlach op je gezicht, humor relativeert en zelfs saaie taken worden een stukje lichter door haar aanpak.
Ze is niet alleen je rechterhand, maar ook je cheerleader, sparringpartner en soms zelfs de reden dat je weer energie krijgt in een drukke week.
Dus… heb jij een goede VA gekozen?
Als je deze punten herkent in jouw virtueel assistent, gefeliciteerd! Je hebt een goudklompje in huis. Je virtueel assistent is de investering dubbel en dik waard!
Twijfel je nog? Dat hoeft geen reden te zijn om meteen afscheid te nemen. Vaak kun je met betere communicatie, duidelijke afspraken en een beetje tijd alsnog een samenwerking laten groeien.
Een goede VA is zoveel meer dan een assistent. Het is iemand die jouw bedrijf helpt groeien, jouw stress verlaagt en jouw plannen mee uitwerkt.
Beslis je om toch voor een andere virtual assistant te kiezen? Neem dan contact op zodat Ina je bij het matchmaking proces kan begeleiden. Zo stoot je geen 2 keer je been aan dezelfde steen….
Ben je nieuwsgierig geworden? Graag meer weten over hoe je slim kan ondernemen door remote te werken en het inhuren van virtual assistants?
Download en lees dan het gratis e-book “Remote werken of slim ondernemen in een digitale wereld”, gebaseerd op de ervaringen van Ina.
Blijf je graag op de hoogte van verdere tips?
Volg Nexus Pursuit op sociale media en schrijf je in voor alle blog updates!
