Hoe voeg je een VA toe aan een bestaand team?
Een virtual assistant toevoegen aan een bestaand team. Zo doe je dat slim én succesvol.
Je hebt al een team van VA’s samengesteld en het werkt als een goed geoliede machine. De lijntjes zijn duidelijk, de communicatie loopt vlot en iedereen kent z’n plek. En dan besluit je om een extra Virtuele Assistent in te huren. Superhandig, extra ondersteuning, meer ruimte voor groei. Maar dit betekent ook een compleet nieuwe dynamiek in je team.
Hoe zorg je ervoor dat die VA zich geen buitenstaander voelt, maar écht onderdeel wordt van je team?
En hoe voorkom je dat je nieuwe VA in een hoekje belandt met alleen wat losse taken?
Een VA is een verlengstuk van je team
Te vaak zien we dat een VA wordt ingeschakeld om ‘even wat dingen op te pakken’. Prima voor tijdelijke hulp, maar niet als je langdurig wilt samenwerken.
Want een sterke VA is méér dan een taakjes-tikker, het is een serieuze proactieve partner die mee bouwt aan je bedrijf. En dat is slechts één van de voordelen van het samenwerken met een virtueel assistent!
Wil je dat dit werkt?
Dan moet je zorgen dat jouw nieuwe VA zich net zo betrokken voelt bij jouw onderneming als de rest van je team. Betrokkenheid ontstaat namelijk niet vanzelf. Dit ontstaat op het moment van een heldere onboarding, opgebouwd vertrouwen en praktische ondersteuning bij het inwerken van je VA.
Wat gaat er vaak mis bij het integreren van een virtueel assistent in een bestaand team?
Je neemt jouw nieuwe virtuele assistent natuurlijk aan met een reden. Je bent een drukke ondernemer en er zijn duizend dingen te doen. Dus zodra een nieuwe VA start, gooi je huppekee, zo die workflows en bijhorende to-dolijsten over de schutting en ga je zelf weer verder met de orde van de dag. De rest van het team kan het ook, dus jouw VA lukt dat ook wel.
Maar dan komt het.
Je nieuwe VA weet niet precies wie waarvoor verantwoordelijk is en taken blijven erg vaag of hangen ergens in een systeem dat ze nog niet eigen zijn. Daarnaast loopt alle communicatie via jou, terwijl de andere teamleden ook betrokken zijn in het werk.
En als kers op de taart mist jouw Virtuele Assistent gemakkelijk het ‘grotere plaatje’, waardoor ze enkel de bijzaken blijft uitvoeren en niet de kans krijgt haar volledige expertise en kennis in te zetten.
Zo zorg je ervoor dat je VA wel goed landt in je team:
1. Introduceer je VA als volwaardig teamlid
Je VA is niet zomaar ‘iemand die op afstand wat dingen regelt’. Maar wel een echte professional die erbij hoort.
Organiseer een korte introductie (in een meeting of via video), waarin je uitlegt:
- Wat de rol van de VA is
- Met wie hij/zij samenwerkt en wat de impact is op elkaars werk
- Wat jouw verwachtingen en deadlines zijn
- Wie welke taken uitvoert binnen het team
Geef je team meteen het seintje dat ze rechtstreeks mogen schakelen met de VA, zodat jij niet de tussenpersoon blijft. Hierdoor wordt jouw VA veel sneller zelfredzaam en groeit er onderling meer vertrouwen en een directere communicatie met de andere teamleden.
Vergeet immers niet: jouw input is de output van je virtueel assistent.
2. Geef toegang tot de juiste samenwerkingstools
Laat je VA niet werken op een eiland en maak gebruik van handige online samenwerkingstools.
Zorg dat ze toegang heeft tot:
- Jullie projectmanagementtools
- Teamchats
- Interne documenten en instructies
- Je weekplanning of prioriteiten
Zonder context is het onmogelijk om mee te bouwen aan het grotere geheel. Het helpt enorm als je processen en doelen al ergens beschreven staan en dat iedereen weet waar naartoe gewerkt wordt.
3. Plan vaste teammomenten
Ook al werkt je VA op afstand en misschien zelfs in een andere tijdzone, betrek haar/hem bij je teamactiviteiten. Denk aan:
- Korte teammeetings (wekelijks of maandelijks)
- Frequente incheckmomenten
- Een maandelijkse Q&A of strategiemoment
Zo voelt je VA zich gehoord én kan ze veel beter inspringen op wat er speelt binnen het team.
4. Geef duidelijke aanspreekpunten
Zorg dat je VA weet bij wie ze waarvoor terechtkan. Benoem:
- Wie de VA inwerkt of aanspreekt bij vragen
- Wie de prioriteiten bepaalt
- Wie verantwoordelijk is voor feedback op taken
Geef je VA een duidelijke richting, zodat ze zelfstandig en met vertrouwen kan werken. Als jij alles blijft micromanagen, loopt het uiteindelijk vast.
Geef vertrouwen om vertrouwen te krijgen, laat los waar dat kan en structureer waar nodig.
5. Waardeer en benoem de bijdrage van je virtueel assistent
De grootste valkuil van werken met een VA? Vergeten (te melden) hoe waardevol ze zijn. VA’s doen veel op de achtergrond waardoor jouw bedrijf moeiteloos blijft draaien.
Benoem het als iets goed gaat, laat weten dat je ziet wat er gedaan wordt en wees open over wat je waardeert. Een VA die zich gezien voelt, gaat verder dan je vraagt!
6. Creëer veiligheid en erkenning in het team
Verwacht geen volledige betrokkenheid als jij je VA behandelt als ‘freelancer op afstand’ die vooral moet leveren. Betrek je virtual assistant ook in het proces en vraag regelmatig om hun mening.
Laat ze suggesties doen en neem die input ook zeker serieus.
Je virtual assistant is immers ook ondernemer en de beste sparringpartner.
Een VA die zich veilig en erkend voelt, durft ook initiatief te nemen en input te geven. En geloof me, dat is goud waard!
Een VA kent haar plek, maar niet vanzelf
Verwacht niet dat een VA zich vanzelf moeiteloos aanpast aan jouw team. Als ondernemer is het belangrijk om actief ruimte te creëren waarin de VA zich veilig voelt om vragen te stellen, zich welkom voelt in de teamcultuur en begrijpt hoe beslissingen genomen worden.
Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van communicatiekanalen: wanneer gebruik je de chat, wanneer stuur je een mail of plan je een call in?
Hoe gaan jullie om met feedback, zijn er informele gewoontes of bepaalde routines die belangrijk zijn in het team?
En hoe wordt er omgegaan met deadlines of planning?
Door deze context helder te maken, help je je VA sneller haar plek te vinden. Het resultaat? Een VA die sneller zelfstandig kan handelen, zich écht onderdeel voelt van je team en met meer vertrouwen haar rol oppakt binnen de samenwerking.
Jouw virtual assistant verdient een deftige onboarding
Een VA toevoegen aan een bestaand team vraagt misschien nét iets meer aandacht bij de start. Maar die investering betaalt zich dubbel en dik terug.
Met de juiste onboarding, heldere communicatie en een betrokken houding bouw je aan een samenwerking die soepel loopt én stevig staat.
Immers, door meteen de juiste richting aan te geven, bereik je je bestemming veel sneller!
Vond je deze blog post waardevol en wil je graag nog meer weten over hoe je slim kan ondernemen door remote te werken en het inhuren van virtual assistants?
Download en lees dan het gratis e-book “Remote werken of slim ondernemen in een digitale wereld”, gebaseerd op de ervaringen van Ina.
Blijf je graag op de hoogte van verdere tips?
Volg Nexus Pursuit op sociale media en schrijf je in voor alle blog updates!
