Systemen en Automatisering
Vergeet je wel eens mails te versturen? Verspil je tijd met handmatig data overzetten tussen verschillende tools? Of loop je achter de feiten aan omdat je geen overzicht hebt over je salesproces? Heb je geen tijd over om te groeien door alle repetitieve taken die je dagelijks uitvoert?
Herkenbaar? Dan is het tijd om je bedrijfsprocessen te automatiseren.
De virtual assistants van Nexus Pursuit zorgen ervoor dat jouw systemen slim met elkaar samenwerken, zodat taken automatisch verlopen en jij tijd overhoudt voor wat echt telt: je bedrijf vleugels geven.
Wat kunnen onze technische VA’s voor jou betekenen?
Deze virtual assistants zijn experts in het opzetten van systemen en beheren van automatiseringen die jouw werkdag gemakkelijker maken. Denk maar aan:
Marketingautomatisering
Stel je voor: iemand vult een formulier in op je website en ontvangt direct een welkomstmail. Een paar dagen later volgt automatisch nuttige informatie over je diensten. Zonder dat jij er nog naar hoeft om te kijken. Onze VA’s bouwen deze flows voor je op in tools zoals Mailerlite, ActiveCampaign of Kit.
Koppeling tussen systemen
Je CRM (Customer Relationship Management of klantrelatiebeheer) praat niet met je emailtool? Je facturen blijven hangen in je boekhoudpakket? Onze virtual assistants koppelen je systemen aan elkaar via tools zoals Zapier of Make. Zo stroomt informatie automatisch door van het ene programma naar het andere.
Funnel management
Van het eerste contactmoment tot de aankoop: onze VA’s zorgen ervoor dat je hele klantreis soepel verloopt. Ze houden in de gaten waar mensen afhaken, stellen herinneringen in en zorgen dat niemand tussen wal en schip valt.
Workflow optimalisatie
Verzuip je in handmatige en repetitieve taken die eigenlijk veel sneller kunnen? Onze VA’s bekijken je werkprocessen en bedenken slimme oplossingen. Zo automatiseer je taken als data-invoer, bevestigingsmails, facturatie of rapporten genereren.
Waarom automatiseren in je onderneming?
Automatisering bespaart niet alleen tijd, het voorkomt ook fouten. Geen vergeten follow-ups meer, geen dubbele data-invoer, geen gemiste kansen. Alles loopt zoals het hoort, ook als jij even niet aan je bureau zit. Zo blijft je bedrijf 24/7 draaien en kan je constant verkopen zonder er zelf nog voortdurend naar om te hoeven kijken.
Enkele voordelen van systemen en automatiseringen opgesomd:
- Duidelijke processen die haalbaar zijn
- Tijd besparen op saaie en repititieve taken
- Sneller reageren op klanten door automatische flows
- Minder foutmarge door handmatige invoer
- Beter inzicht over je hele bedrijfsproces
- Geen informatie kwijt raken omdat systemen niet met elkaar praten
- Geen kansen meer missen omdat opvolging te laat komt
Enkele concrete voorbeelden van automatiseringen:
Stel, je runt een webshop. Een klant plaatst een bestelling. Wat gebeurt er dan?
- Automatisch wordt een orderbevestiging verstuurd
- De bestelling komt binnen in je voorraadsysteem
- Een factuur wordt gegenereerd en verstuurd
- Na een week krijgt de klant automatisch de vraag of alles goed is aangekomen
- Bij een positieve review wordt deze doorgestuurd naar je marketingteam
Dit alles zonder dat jij ook maar één vinger hoeft uit te steken, zeker als je digitale producten verkoopt.
Of neem een coach die met meerdere klanten werkt. Zodra iemand een afspraak boekt:
- Wordt de afspraak toegevoegd aan de agenda
- Krijgt de klant een bevestigingsmail met voorbereidende vragen
- Wordt een reminder verstuurd een dag voor de sessie
- Komt er na afloop automatisch een factuur en een vragenlijst
- Worden de antwoorden opgeslagen in het CRM-systeem
Voor wie is het opzetten van systemen interessant?
Automatisering is voor iedere ondernemer die:
- Meer tijd wil voor strategisch werk in plaats van administratieve rompslomp
- Wil groeien zonder dat de werklast toeneemt
- Werkt met verschillende tools die beter met elkaar zouden moeten samenwerken
- Structuur en overzicht wil in zijn bedrijfsprocessen
- Klanten een vlotte, professionele ervaring wil bieden
De Nexus Pursuit VA’s begrijpen dat elk bedrijf anders werkt. Daarom maken ze geen standaard oplossingen, maar kijken ze mee naar jouw specifieke situatie. Welke tools gebruik je nu?
Waar loop je tegenaan?
En vooral: wat zou jouw ideale werkdag zijn?
Van daaruit bouwen ze stap voor stap de automatiseringen op die jouw bedrijf echt vooruit helpen.
Waar moet een succesvolle technische VA aan voldoen?
Niet elke virtual assistant is geschikt voor systemen en automatisering. Het vraagt om een specifieke mindset en vaardigheden om technische processen soepel te laten verlopen.
Analytisch denkvermogen
Een goede technische VA kijkt verder dan de oppervlakte. Ze ziet patronen, spot knelpunten en bedenkt creatieve oplossingen. Als een proces niet loopt zoals het zou moeten, gaat ze op onderzoek uit naar de oorzaak in plaats van alleen het symptoom te verhelpen.
Oog voor detail
Bij automatisering telt elk detail. Eén verkeerd ingesteld veld en je hele flow loopt vast. Onze VA’s zijn nauwkeurig en testen grondig voordat ze een automatisering live zetten. Ze controleren dubbel of alles klopt en denken na over uitzonderingssituaties.
Probleemoplossend vermogen
Techniek laat zich niet altijd makkelijk temmen. Systemen doen soms onverwachte dingen of tools updaten hun functionaliteiten. Een sterke technische VA laat zich daar niet door uit het veld slaan, maar zoekt actief naar oplossingen en alternatieven.
Heldere communicatie
Technische materie uitleggen zonder jargon? Dát is een kunst. Onze VA’s leggen in gewone mensentaal uit wat ze doen, waarom ze bepaalde keuzes maken en hoe jij er zelf mee aan de slag kan. Geen ingewikkelde termen, maar bruikbare instructies.
Leergierigheid
De online wereld verandert voortdurend. Nieuwe tools komen bij, oude verdwijnen. Een goede technische VA blijft zichzelf ontwikkelen, volgt updates op de voet en past zich snel aan aan nieuwe mogelijkheden.
Een technische virtueel assistant heeft kennis van tools en platformen
Onze technische VA’s werken met uiteenlopende systemen en apps. Hier een overzicht van de belangrijkste:
Automatiseringstools
Tools die ervoor zorgen dat verschillende programma’s automatisch met elkaar communiceren en taken uitvoeren zonder dat jij er nog aan te pas komt.
- Zapier: de meest gebruikte tool om verschillende apps met elkaar te verbinden
- Make (voorheen Integromat): voor complexere automatiseringen met meer stappen
- IFTTT: voor eenvoudige “als dit, dan dat” automatiseringenDuidelijke processen die haalbaar zijn
CRM-systemen
Systemen waar je al je klantcontacten, verkoopkansen en communicatie op één plek beheert, zodat je nooit meer informatie kwijtraakt.
- Teamleader: een populair Belgisch CRM systeem
- HubSpot: populair bij groeiende bedrijven voor sales en marketing
- Salesforce: voor grotere organisaties met uitgebreide behoeften
- Pipedrive: overzichtelijk systeem voor verkoopprocessen
- ActiveCampaign: sterk in email automation gekoppeld aan CRM
Email marketing platformen
Programma’s waarmee je nieuwsbrieven verstuurt, mailings plant en automatische mailreeksen opzet voor je klanten en prospects.
- Mailchimp: toegankelijk platform voor emailcampagnes
- ActiveCampaign: geavanceerde automatiseringen en segmentatie
- ConvertKit: vooral populair bij online ondernemers en creators
- Klaviyo: speciaal voor webshops en e-commerce
- Brevo: combineert emailmarketing en CRM
Projectmanagement
Tools waar je de opvolging en voortgang van je projectenTrackt en handige samenwerking met je team mogelijk maakt.
- Asana: taken en projecten overzichtelijk beheren
- Trello: visueel werken met boards en kaartjes
- Monday: uitgebreid platform voor teamwork
- Notion of ClickUp: alles-in-één tools voor projecten en workflows
Webshop en betalingen
Platformen om online te verkopen en betalingen veilig en automatisch te verwerken, van bestelling tot facturatie.
- Shopify: complete webshop oplossing
- WooCommerce: WordPress plugin voor online verkoop
- Surecart: gebruiksvriendelijke e-commerce voor WordPress
- Stripe: betalingen verwerken en automatiseren
- Mollie: Nederlandse betaalprovider met goede koppelingen
Formulieren en landingspagina’s
Tools om eenvoudig contactformulieren, inschrijvingen of speciale webpagina’s te maken die bezoekers omzetten in klanten.
- Typeform: interactieve formulieren die prettig invullen
- Notion of Google Forms: eenvoudig en gratis
- Mailerlite, Kit of Leadpages: landingspagina’s bouwen zonder technische kennis
Geen paniek als je een deel van deze namen niet herkent. Onze VA’s weten precies welke tools het beste passen bij jouw situatie en budget. Ze adviseren je graag over de juiste keuze voor jouw bedrijf.
Wat levert systemen opzetten en automatiseren jou op?
Meer tijd voor waar het echt om draait
In plaats van urenlang bezig te zijn met handmatige taken, focus je op strategie, nieuwe klanten en de groei van je bedrijf. Die uren die je bespaart? Die investeer je in zaken die echt verschil maken.
Minder stress, meer overzicht
Geen nachtmerries meer over vergeten mails of gemiste follow-ups. Je systemen draaien op de achtergrond en zorgen ervoor dat alles op het juiste moment gebeurt. Dat geeft rust in je hoofd en ruimte om creatief te zijn.
Professionele uitstraling
Klanten krijgen direct antwoord, processen verlopen vlekkeloos en alles voelt gestroomlijnd aan. Dat straalt professionaliteit uit en verhoogt het vertrouwen in jouw bedrijf. Mensen willen werken met ondernemers die hun zaken op orde hebben.
Schaalbaarheid zonder extra werkdruk
Wil je groeien van 10 naar 100 klanten? Met de juiste automatiseringen kan dat zonder dat jij twee keer zoveel moet werken. Je bedrijf groeit mee, maar jouw werklast blijft beheersbaar.
Hogere omzet door betere opvolging
Niemand valt meer tussen wal en schip. Potentiële klanten krijgen op het juiste moment de juiste informatie. Follow-ups gebeuren automatisch. En dat levert vaak direct meer conversies en dus meer omzet op.
Minder fouten, meer betrouwbaarheid
Handmatig werk betekent menselijke fouten. Automatisering betekent consistentie. Facturen worden altijd verstuurd, data worden correct overgenomen en niets glipt meer door de mazen van het net.
Beter inzicht in je bedrijf
Door slimme koppelingen en rapportages zie je in één oogopslag hoe je bedrijf presteert. Waar komen je beste klanten vandaan? Welke campagnes werken? Wat vraagt extra aandacht? Je neemt beslissingen op basis van echte cijfers in plaats van onderbuikgevoel.
Vrijheid en flexibiliteit
Je bedrijf draait ook als jij er even niet bent. Op vakantie? Geen probleem. Je systemen blijven werken en klanten worden netjes geholpen. Dat is pas echte ondernemersvrijheid.
De investering in systemen en automatisering betaalt zichzelf dubbel en dwars terug. Niet alleen in tijd en geld, maar vooral ook in gemoedsrust en groeimogelijkheden.
Klaar om de stap te zetten?
De technische VA’s van Nexus Pursuit helpen je graag op weg naar een bedrijf dat soepel loopt, ook zonder dat jij constant alles in de gaten moet houden.