veel gestelde vragen door opdrachtgevers

Nexus Pursuit werkt uitsluitend samen met ervaren, zelfstandige virtual assistants die al minstens één jaar actief zijn als ondernemer.
Elke freelancer wordt vooraf persoonlijk gescreend, kan minstens drie referenties voorleggen en beschikt over vaardigheden die binnen ons expertisegebied vallen.
Zo weet je zeker dat je samenwerkt met iemand die zijn of haar vak verstaat én professioneel communiceert.

Beide zijn mogelijk. Afhankelijk van je behoeften koppelen we je aan een VA voor een eenmalige opdracht, een tijdelijk project of regelmatige ondersteuning.
Alles is bespreekbaar, zolang het past binnen de expertise en beschikbaarheid van onze VA’s.

Onze freelancers zijn gespecialiseerd in een breed scala aan taken en passen hun ondersteuning aan op jouw bedrijf en project.
Enkele veelvoorkomende expertises zijn:

• Basis Business Support: agendabeheer, telefonie, e-mail opvolging en afspraakplanning – in meerdere talen
• Allround Business Support: ondersteuning op vlak van HR, financiële administratie en algemene bedrijfsorganisatie
• Graphic Design: digitale ontwerpen, foto- en video editing voor je branding en communicatie
• Copywriting: pakkende teksten die je doelgroep aanspreken en overtuigen
• SEO / SEA: online vindbaarheid vergroten via zoekmachineoptimalisatie en Google Ads
• Social Media Management: beheer van je social mediakanalen met aantrekkelijke posts en planning
• Community Management: opbouw en onderhoud van een betrokken community rond jouw bedrijf
• Eventmanagement: professionele organisatie van privé- en zakelijke evenementen, van A tot Z
• Systemen en automatiseringen: het automatiseren van processen en het opzetten en koppelen van systemen

Tijdens het kennismakingsgesprek bekijken we jouw specifieke wensen en zoeken we de VA die het beste bij jouw bedrijf en takenpakket past.

De meeste samenwerkingen verlopen volledig op afstand. In sommige gevallen vraagt een opdrachtgever bij de opstart om eenmalig fysiek aanwezig te zijn, bijvoorbeeld voor het ophalen van materiaal of een korte inwerking.
Dat kan, maar alleen als de virtual assistant daarmee instemt. Dit wordt altijd vooraf besproken en contractueel vastgelegd via een aparte vergoeding.

Let wel: veel van onze VA’s verblijven tijdelijk in het buitenland. We houden rekening met de beschikbaarheden en mogelijkheden die in de samenwerkingscontracten worden overeengekomen.
Een fysieke aanwezigheid op kantoor is daarom niet altijd mogelijk of praktisch, zeker niet voor een korte afspraak. Structureel op locatie werken is sowieso niet de bedoeling.

Een goede samenwerking begint met een goede match.
Tijdens het voortraject besteden we veel aandacht aan zowel de juiste vaardigheden als de persoonlijkheid van de VA.
Via het back-upsysteem dat tijdens de kennismaking wordt besproken, houden we er al vanaf het begin rekening mee dat een andere VA met dezelfde vaardigheden kan worden ingeschakeld.
Dit is handig wanneer jouw vaste VA met verlof gaat, ziek is of wanneer je extra ondersteuning nodig hebt.
Dankzij mijn jarenlange ervaring in HR en scherp oog voor de juiste match, ben je bij mij aan het juiste adres om de perfecte VA voor jouw opdracht te vinden.
Blijkt het toch niet te klikken? Geen zorgen, dan zoeken we samen verder naar een alternatief. Jouw tevredenheid én die van de virtueel assistent staan bij ons altijd voorop.

Eenvoudig: je ontvangt één overzichtelijke factuur van Nexus Pursuit.
Wij regelen de verdere administratie en uitbetaling met de VA. Zo heb je geen extra papierwerk of aparte contracten nodig en blijft alles professioneel en transparant geregeld.

Nexus Pursuit bespaart je tijd, onzekerheid én keuzestress.
Je hoeft niet zelf tientallen profielen te screenen of eindeloos te zoeken. Ina luistert naar je wensen, selecteert alleen professionele VA’s die aan onze voorwaarden voldoen en begeleidt de samenwerking waar nodig.
Je krijgt een betrouwbare match, heldere afspraken en een sparringpartner die thuis is in de wereld van remote werk.

Bij Nexus Pursuit kun je kiezen uit drie verschillende samenwerkingsvormen, afhankelijk van hoeveel begeleiding en ondersteuning je nodig hebt:

1. Matchmaking Je kiest alleen voor de matchmaking. Wij stellen VA’s aan je voor die ook rechtstreeks willen samenwerken, zonder verdere betrokkenheid van Nexus Pursuit. Na de match verloopt alles rechtstreeks tussen jou en de VA.

Dit is ideaal als:

• Je zelf ervaring hebt met het aansturen van remote medewerkers
• Je geen verdere begeleiding nodig hebt na de match
• Je alleen hulp wilt bij het vinden van de juiste VA

Deze optie vraagt alleen een eenmalige werving- en selectie-investering, die afhangt van het profiel dat je zoekt en de duur van de opdracht.

2. Matchmaking & samenwerking Je kiest voor zowel de matchmaking als doorlopende opvolging door Nexus Pursuit. Na de matchmaking maken we een samenwerkingsovereenkomst op. Ina blijft jullie samenwerking actief opvolgen en springt bij waar nodig.

Dit is ideaal als:

• Je zekerheid wilt dat er altijd iemand beschikbaar is, zelfs al je VA ziek wordt of tijdelijk uitvalt
• Je begeleiding wil bij de samenwerking met je VA
• Je wilt kunnen terugvallen op extra ondersteuning tijdens drukke periodes

Bijvoorbeeld: tijdens seizoensgebonden drukte, verlofperiodes of piekperiodes zorgt Ina voor een andere VA tegen dezelfde investering. Zo staat je bedrijf nooit stil.

3. Slim remote werken Je doet beroep op consultancy voor remote (samen)werken. Hierbij werk je rechtstreeks samen met Ina. Zij begeleidt je intensief bij het zelf selecteren, werven en managen van je eigen remote team.

Dit is ideaal als:

• Je een heel remote team wilt opbouwen
• Je wilt leren hoe je zelf VA’s kunt managen
• Je strategische ondersteuning zoekt bij het opzetten van remote werkprocessen

Afhankelijk van het urenaantal dat je kiest, kun je Ina contacteren met al je vragen over remote werken en teammanagement.

Niet zeker welke optie bij jou past? Tijdens het kennismakingsgesprek helpt Ina je om de beste keuze te maken voor jouw situatie.

De kosten voor een samenwerking met een virtual assistant via Nexus Pursuit zijn afhankelijk van jouw budget en de tarieven van de VA waarmee je werkt.
Nexus Pursuit rekent een marge op de diensten van de VA’s. Deze marge verschilt per type opdracht.

Hoe vaak je een VA inzet, bepaalt je budget.

VA inhuren voor een eenmalig project
Heb je één keer ondersteuning nodig voor een specifieke klus? Denk aan het opzetten van een geautomatiseerde mailfunnel, het koppelen van een betalingssysteem aan je website, of het inrichten van een CRM-systeem. Dan betaal je enkel de afgesproken projectprijs.

VA inhuren voor langere tijd
Wil je structureel taken uitbesteden aan een VA? Dan geef je een deel van je werkdruk permanent uit handen. Het is belangrijk dat je van tevoren weet hoeveel je per week of per maand investeert. Reken dit bedrag mee in je terugkerende kosten en check of je cashflow dit toelaat.
Heb je dit budget nog niet beschikbaar? Werk er dan eerst naartoe, zodat je onderneming energie blijft geven in plaats van stress.

In de Nexus Pursuit blogs vind je praktische tips en concrete acties om te ontdekken welke taken je kunt uitbesteden en hoe een goede samenwerking met je virtueel assistent eruitziet.
Wil je daar persoonlijke begeleiding bij?
Dan kun je kiezen voor een begeleid traject met Ina. Zij geeft je de handvaten om met vertrouwen de rol van opdrachtgever op te pakken.

Na je kennismakingsgesprek of aanmelding via het contactformulier geef je aan wanneer je wilt starten. Deze informatie gaat door naar de VA’s die bij jouw profiel passen. Ina laat je weten of zij beschikbaar zijn op het gewenste opstartmoment.

Reken standaard op ongeveer 3 werkdagen tussen het kennismakingsgesprek en de voorstelling aan de VA’s.
Zodra jij hebt gekozen met welke VA je wilt werken, ontvang je binnen 24 uur het samenwerkingscontract. Dan kan de samenwerking meteen van start gaan. Ina volgt jullie samenwerking regelmatig op om ervoor te zorgen dat alles vlot verloopt.

Het kennismakingsgesprek is bedoeld om elkaar goed te leren kennen. Zowel jouw persoonlijkheid en werkmethode als die van Ina komen aan bod. Zij interviewt jou en vult aan waar nodig, zodat ze precies weet welke match jij nodig hebt. Afhankelijk van de opdracht kan ze al tijdens dit gesprek enkele VA’s voorstellen.

Jij krijgt natuurlijk ook alle ruimte om vragen te stellen en eventuele uitdagingen te bespreken.

Na het gesprek contacteert Ina de VA’s die aan jouw profiel voldoen. Op basis van hun reacties plant ze gesprekken tussen jou en de VA’s. Wanneer die gesprekken hebben plaatsgevonden en jij klaar bent om te starten, ontvang je een samenwerkingscontract. Hierin staan alle voorwaarden die jullie hebben besproken. Na ondertekening start de samenwerking en wordt deze verder opgevolgd door Ina.

Dit hoeft niet per se vóór het kennismakingsgesprek of je aanmelding, maar het helpt wel. Zonder deze informatie is het moeilijker om geschikte VA’s te contacteren voor jouw opdracht. In onze blogs vind je een schat aan tips om zelf te bepalen hoeveel uren je een VA het beste kunt inzetten op basis van jouw bedrijfsbehoeften.

Als je het tijdens het kennismakingsgesprek nog niet weet, stelt Ina gerichte vragen om dit te achterhalen.
Lukt dit niet meteen? Dan krijg je een opdracht om dit uit te zoeken. Tijdens een vervolggesprek bespreken we de resultaten en wordt het ideale VA-profiel gefinaliseerd. Daarna kan Ina de geschikte VA’s contacteren.

Tijdens de kennismakingsgesprekken, opvolgingsmomenten en in het samenwerkingscontract bepalen we onder andere het volgende:

• Hoe vaak en wanneer jullie overleggen
• Welke tools gebruikt worden om de taken uit te voeren
• Via welke communicatietools jullie contact hebben
• Wanneer de VA beschikbaar is voor de opdracht en bereikbaar is voor jou

Het kan natuurlijk voorkomen dat er een eenmalige of structurele wijziging nodig is in wat jullie hebben afgesproken.
Bij eenmalige wijzigingen kunnen jullie dit onderling regelen zonder tussenkomst van Nexus Pursuit.
Voor structurele wijzigingen die wel tussenkomst vereisen, staat in de samenwerkingsovereenkomst beschreven hoe dit verloopt. Deze wijzigingen worden vastgelegd via een addendum.

Als je VA ziek wordt of uitvalt, kunnen we dit door de uitgebreide voorbereiding vóór de start én het back-upsysteem van Nexus Pursuit gemakkelijk opvangen. Als opdrachtgever krijg je de mogelijkheid om iemand anders via Nexus Pursuit in te schakelen onder dezelfde voorwaarden als met je vaste VA.

Bij Nexus Pursuit stimuleren we zowel de VA als jou als opdrachtgever om ondernemerschap te tonen. Dat betekent dat:

Je virtueel assistent efficiënt en vooruit werkt, zodat er ruimte is bij onvoorziene onderbrekingen of wijzigingen al dan niet veroorzaakt door jou

Je als opdrachtgever best beschikt over draaiboeken en procedures, zodat tijdelijke of permanente vervanging soepel verloopt

Dit hangt af van de samenwerkingsvoorwaarden en het soort opdracht. Als je vermoedt dat je situatie kan veranderen, raden we aan om te kiezen voor een contract voor bepaalde duur. Hierbij werk je op projectbasis of binnen een vaste termijn. Deze contracten kun je telkens verlengen, totdat je situatie stabiel genoeg is voor een contract voor onbepaalde duur met een opzegtermijn.

Als je de samenwerking moet stopzetten vóór de opzegtermijn of einddatum, dan geldt een verbrekingsvergoeding zoals bepaald in de samenwerkingsovereenkomst.

Dit komt aan bod tijdens de kennismakingsgesprekken met de VA’s en met Ina, vóór het opstellen van het samenwerkingscontract. VA’s houden hun gewerkte uren bij via hun eigen tool. Deze urenregistratie kan desgewenst samen met de factuur naar jou worden gestuurd.

Bij Nexus Pursuit zijn we voorstander van resultaatgericht werken in plaats van enkel uren tellen. Ervaren VA’s kunnen meestal van tevoren aangeven hoeveel tijd bepaalde taken of doelen vergen en wat er eventueel mis kan gaan waardoor meer tijd nodig is.

We raden aan om tijdens overlegmomenten niet alleen te bespreken wat er gedaan is, maar vooral of beide partijen tevreden zijn over wat er bereikt wordt binnen de afgesproken werktijd. Zo kunnen jullie tijdig bijsturen waar nodig.

Geheimhouding wordt standaard opgenomen in de samenwerkingsovereenkomsten. Als je liever je eigen geheimhoudingsverklaring gebruikt, kunnen we die opnemen in het contract.

Ja, er is een standaard geheimhoudingsverklaring voorzien. Als je liever je eigen versie gebruikt, kunnen we die opnemen in het contract.

Jouw gegevens die je hebt doorgegeven via mail of het aanmeldingsformulier blijven veilig bewaard in onze beveiligde CRM-tools, tenzij je tijdens de stopzetting andere afspraken hebt gemaakt.

Je VA verwijdert of bezorgt alle toegangen en opgeslagen informatie die hij of zij van jou heeft ontvangen voor de opdracht, volgens de samenwerkingsvoorwaarden. Tenzij jullie tijdens de stopzetting iets anders zijn overeengekomen.

Je hebt drie samenwerkingsmogelijkheden:

Matchmaking: Je kiest voor alleen de matchmaking. Hierbij worden VA’s aan je voorgesteld die ook rechtstreeks willen samenwerken. Na de match verloopt de verdere samenwerking zonder tussenkomst van Nexus Pursuit. Deze optie vraagt alleen een eenmalige werving- en selectie-investering, die afhangt van het profiel dat je zoekt en de duur van de opdracht.

Matchmaking & samenwerking: Je kiest voor zowel de matchmaking als verdere opvolging door Nexus Pursuit. Na de matchmaking wordt een samenwerkingsovereenkomst opgemaakt. Ina blijft jullie samenwerking opvolgen en zorgt indien nodig voor extra ondersteuning, bijvoorbeeld tijdens drukke seizoensperiodes of verlofperiodes. Dan voorziet zij tegen dezelfde investering een andere VA.

Slim remote werken: Je doet beroep op consultancy voor remote (samen)werken. Hierbij werk je rechtstreeks samen met Ina. Zij begeleidt je bij het zelf selecteren, werven en managen van je remote team.

Dit hangt af van de samenwerkingsoptie die je hebt gekozen:

Matchmaking: Bij vragen of problemen neem je rechtstreeks contact op met je VA. Je kunt geen beroep doen op Nexus Pursuit, want de samenwerking verloopt rechtstreeks tussen jou en de VA na de match.

Matchmaking & samenwerking: Jij en je VA kunnen altijd Ina contacteren. In de samenwerkingsovereenkomst staat beschreven voor welke vragen of problemen je bij de VA terecht kunt en voor welke bij Ina. De VA’s van Nexus Pursuit zijn ervaren ondernemers die samen met jou (en eventueel Ina) tot oplossingen kunnen komen.

Slim remote werken: Afhankelijk van het urenaantal dat je hebt gekozen, kun je altijd Ina contacteren met vragen.

Er zijn geen opstartkosten, tenzij je bepaalde tools niet hebt om de opdracht op te starten en je wenst dat Nexus Pursuit hierin tussenkomt. Bijvoorbeeld als je een telefonisch doorschakelingssysteem via de computer wilt, of als je wilt dat de VA zich eenmalig of meerdere keren verplaatst naar een locatie voor de werkzaamheden of de opstartperiode.

Betalingen aan Nexus Pursuit hangen af van de samenwerkingsoptie die je hebt gekozen:

Matchmaking Eenmalige werving- en selectie-investering, gefactureerd na jouw bevestiging van de match met een of meerdere VA’s. Per VA wordt een aparte investering gefactureerd. Facturen moeten binnen 14 dagen na facturatiedatum betaald worden, zoals bepaald in de algemene voorwaarden.

Wat houdt matchmaking in? Je kiest alleen voor de matchmaking. Wij stellen VA’s aan je voor die ook rechtstreeks willen samenwerken, zonder verdere betrokkenheid van Nexus Pursuit. Na de match verloopt alles rechtstreeks tussen jou en de VA. Je betaalt alleen een eenmalige werving- en selectie-investering, die afhangt van het profiel dat je zoekt en de duur van de opdracht.

Matchmaking & samenwerking De betalingsfrequentie wordt bepaald door het soort opdracht en wat er is overeengekomen in de samenwerkingsovereenkomst. Dit kan maandelijks, per kwartaal of volgens een andere regeling zijn die past bij jouw situatie. Facturen moeten binnen 14 dagen na facturatiedatum betaald worden, zoals bepaald in de algemene voorwaarden.

Wat houdt matchmaking & samenwerking in? Je kiest voor zowel de matchmaking als doorlopende opvolging door Nexus Pursuit. Na de matchmaking maken we een samenwerkingsovereenkomst op. Ina blijft jullie samenwerking actief opvolgen en zorgt indien nodig voor extra ondersteuning. Bijvoorbeeld tijdens seizoensgebonden drukte of verlofperiodes voorziet zij tegen dezelfde investering een andere VA, zodat je bedrijf nooit stilstaat.

Slim remote werken Betaling gebeurt vooraf via de betalingslinks op de website, voordat de samenwerking start. Zo kun je meteen aan de slag met Ina.

Wat houdt slim remote werken in? Je doet beroep op consultancy voor remote (samen)werken. Hierbij werk je rechtstreeks samen met Ina. Zij begeleidt je intensief bij het zelf selecteren, werven en managen van je eigen remote team. Afhankelijk van het urenaantal dat je kiest, kun je Ina contacteren met al je vragen over remote werken en teammanagement.